⚠️ Belangrijk voor Belgische klanten: De facturatietool van Qonto is tijdelijk opgeschort in België in 2026. U kunt geen nieuwe facturen meer aanmaken, maar u kunt uw bestaande facturen nog steeds raadplegen. Meer informatie.
Maak en beheer uw klantfacturen rechtstreeks vanuit uw Qonto-account om uw facturatieproces te vereenvoudigen en sneller betaald te worden.
☝️ Opmerking: Facturen die via Qonto worden gegenereerd, zijn automatisch in Factur-X-formaat: Qonto is geregistreerd als Goedgekeurd Platform (PA) door de DGFiP en voldoet aan de hervorming van e-facturering
Deze functie is beschikbaar op alle abonnementen, via de web- en mobiele apps, voor Eigenaren, Beheerders, Managers met rechten voor klantfacturen en Boekhouders. Medewerkers hebben geen toegang tot deze functie.
Hoe maak en configureer ik mijn factuur?
Volg deze stappen om een nieuwe factuur aan te maken in Qonto:
- 🖥️ Via de web-app: ga naar Facturen > Klantfacturen en klik vervolgens op Maak een factuur rechtsboven.
- 📲 Via de mobiele app: ga naar Menu > Klantfacturen en selecteer vervolgens "+".
Als u uw eerste factuur aanmaakt, is er een interactieve rondleiding beschikbaar via de web-app.
U kunt ook een bestaande factuur importeren — Qonto leest de inhoud automatisch uit om de vereiste instellingen in te vullen.
De factuurvaluta wordt overgenomen van de ontvanger: bewerk de bestaande ontvanger of maak een nieuwe aan om deze te wijzigen.
Een klant toevoegen
Maak een nieuwe klant aan door op "+" of Voeg een nieuwe klant toe te klikken, of selecteer een bestaande klant uit het vervolgkeuzemenu. U kunt de documenttaal instellen (Frans, Engels, Spaans, Italiaans, Duits).
Datums
Vul de factuurdatum, uitvoeringsperiode (optioneel) en vervaldatum in. U kunt een inkoopordernummer toevoegen (optioneel).
Factuurtype
Standaard wordt een standaardfactuur aangemaakt. Om een aanbetalingsfactuur aan te maken, schakelt u de schakelaar "Aanbetalingsfactuur" in de sectie Factuurdetails in.
Voor een terugkerende factuur schakelt u "Dit is een terugkerende factuur" in bij het aanmaken.
Producten en diensten
Voer artikelen handmatig in (titel, omschrijving, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs, btw) of selecteer ze uit uw Producten en diensten-catalogus. U kunt een korting toevoegen per artikel of op het totaal, als vast bedrag of percentage. U kunt prijzen invoeren exclusief btw of inclusief btw — Qonto berekent automatisch het overeenkomstige bedrag.
Als u in aanmerking komt voor een btw-vrijstelling, selecteert u 0% in het btw-veld voor het betreffende artikel en kiest u vervolgens de vrijstellingsreden uit het vervolgkeuzemenu. Als er geen reden overeenkomt met uw situatie, laat u dit veld leeg en vermeldt u de vrijstellingsgegevens in het veld "Aanvullende opmerkingen" van de factuur.
Betaalmethodes
Selecteer uit de beschikbare opties — overschrijving, betaling met kaart, online betalingen (Apple Pay, PayPal) of automatische incasso (afhankelijk van geschiktheid). U kunt kiezen of de betaling wordt bijgeschreven op uw hoofdrekening, een subrekening of een externe bankrekening.
Hoe kan ik mijn factuur versturen?
U kunt uw factuur op twee manieren delen met ontvangers:
1. Per e-mail (alleen via de web-app):
Voer het e-mailadres van de ontvanger in (meerdere adressen gescheiden door een komma), pas het onderwerp en bericht aan en klik vervolgens op Versturen. Voeg uzelf in kopie toe indien nodig.
2. Via betaallink:
Kopieer de gepersonaliseerde URL in het tabblad Delen via betaallink en stuur deze naar uw klant via het kanaal naar uw keuze.
De betaallink verloopt 6 maanden na het aanmaken van de factuur, en direct als de factuur wordt geannuleerd. Als uw klant de link niet meer kan openen, verstuur de factuur opnieuw per e-mail of download de PDF via de web-app.
U kunt een factuur op elk moment opnieuw versturen vanuit het menu Facturering door de betreffende factuur te selecteren.
Hoe volgt Qonto de betaling van mijn facturen op?
Qonto kan een factuur automatisch markeren als Betaald en koppelen aan een inkomende overschrijving als de overschrijving een van de volgende gegevens bevat in het referentieveld:
- Het referentienummer (zichtbaar onderaan de factuur)
- Het factuurnummer (zichtbaar bovenaan de factuur) Als uw klant in meerdere termijnen betaalt, blijft de factuur de status "Te innen" hebben totdat het totaal van de ontvangen betalingen het volledige bedrag bereikt. De status wordt automatisch gewijzigd naar "Betaald" zodra het volledige saldo is voldaan. Dit geldt voor zowel automatische als handmatige koppeling. U kunt de status van een factuur ook handmatig bijwerken. Om een factuur te wijzigen van "Te innen" naar "Betaald": ga naar Facturen > Klantfacturen, tabblad In behandeling, selecteer de factuur en klik op Markeren als betaald. Voor betalingen ontvangen buiten Qonto, klik op "Heeft u een betaling buiten Qonto ontvangen?" en voer de betaaldatum in.
Wat moet ik doen als ik een fout heb gemaakt op mijn factuur?
Een factuur kan na aanmaak niet worden gewijzigd of verwijderd. Om een fout te corrigeren, raadpleegt u dit artikel over het aanmaken van een kredietnota. Het nummer van een geannuleerde factuur kan niet opnieuw worden gebruikt. Om nalevingsredenen blijft dit nummer gekoppeld aan de geannuleerde factuur. Maak een nieuwe factuur aan met het volgende beschikbare nummer in uw reeks.
Welke acties zijn alleen beschikbaar via de web-app?
Sommige functies van het factureringstool zijn alleen toegankelijk via de web-app:
- Een kredietnota maken van een geannuleerde factuur
- Een factuur dupliceren
- Een factuur downloaden als PDF
- Een factuur handmatig koppelen aan een inkomende transactie
- Het e-mailadres van de afzender aanpassen
- Het factuurlogo bewerken
- Een concept omzetten naar een definitieve factuur
- Een factuur per e-mail versturen
Welke verschillende soorten facturen kan ik opmaken met Qonto?
De verschillende soorten facturen die u momenteel kunt opmaken, zijn:
- Standaard klantfactuur en offerte (meer informatie)
- Aanbetalingsfactuur
- Saldofactuur
- Kredietnota (meer informatie)
💡 Opmerking: Voor Factur-X-facturen die worden afgewezen op Chorus Pro: converteer ze naar een eenvoudige PDF door het XML-bestand te verwijderen via Adobe Acrobat, of door af te drukken via Microsoft Print to PDF.