In dit artikel
Om hun Btw aan te geven, moeten bedrijven een (geldig) betaalbewijs aan elke transactie toevoegen. Qonto helpt bij het verzamelen van betaalbewijzen dankzij wekelijkse herinneringen die worden gestuurd naar transactie-initiators die nog betaalbewijzen missen. Ook wordt er een wekelijkse samenvatting gestuurd naar de Rekeninghouder en Admins.
💡 Bijlagen op Qonto hebben bewijskracht, wat betekent dat bedrijven de papieren betaalbewijzen niet meer hoeven te bewaren, omdat digitale betaalbewijzen dezelfde juridische waarde hebben.
Hoe kan ik ontbrekende betaalbewijzen visualiseren?
Op de Zakelijke rekening > Transacties pagina onder de Bijlagen kolom, hebben Qonto-gebruikers toegang tot de status van hun bijlagen voor elke transactie: Bijgevoegd (✅ - teken samen met het aantal bijlagen), Verloren, of Niet vereist.
Om alleen transacties met de status Verloren bijlagen te bekijken, klikt u op de knop Aangepaste weergaven, en vervolgens op Ontbrekende bijlagen. Qonto-gebruikers kunnen ook andere aangepaste weergaven instellen met extra filters, en hun transacties zonder bijlagen filteren op Lid, Categorie, of Status bijvoorbeeld.
Voor betere zichtbaarheid ontvangen de Rekeninghouder en Admins elke vrijdag een overzichtse-mail van de ontbrekende betaalbewijzen van de organisatie, met een totaal van de transacties zonder bijlage voor de afgelopen 7 en 30 dagen. Ze hebben ook toegang tot de bijbehorende monetaire waarde voor elke, met een link naar de in-app weergave van alle ontbrekende bijlagen.
👆 De Rekeninghouder en Admins kunnen de automatische wekelijkse samenvatting op elk moment uitschakelen.
Hoe worden mijn team en ik herinnerd aan ontbrekende betaalbewijzen?
Elke Rekeninghouder, Admin, Manager of Werknemer die ten minste één ontbrekend betaalbewijs heeft, wordt herinnerd
-
per e-mail: elke maandag wordt een samenvatting gestuurd met het aantal transacties met ontbrekende bijlagen van de afgelopen 7 en 30 dagen;
-
per mobiele melding: elke woensdag wordt een mobiele melding gestuurd naar Qonto-gebruikers die meer dan 50% van de bijlagen missen op transacties van de afgelopen 30 dagen.
👆 Standaard zijn deze herinneringen geactiveerd. De Rekeninghouder en Admins kunnen ze op elk moment uitschakelen.
💡 De Rekeninghouder en Admins kunnen medewerkers ook handmatig herinneren om hun betaalbewijzen te uploaden door simpelweg te klikken op Verzoek bijlage, bij de transactie van hun keuze.