In dit artikel
Wat zijn de richtlijnen om te volgen?
Vanaf 14 december 2020, wanneer u een bijlage uploadt bij een transactie in de Zakelijke rekening sectie van uw Qonto app, slaan wij deze op en certificeren we de probatieve waarde. U hoeft niet langer al uw betaalbewijzen zorgvuldig te bewaren in uw lade!
Let op dat deze functie beschikbaar is voor onze Smart, Premium, Essential, Business, en Enterprise plannen.
☝️ Goed om te weten: Qonto heeft geen toegang tot uw originele betaalbewijzen. U verbindt zich er dus toe om alleen ongewijzigde documenten te sturen (betaalbewijzen, onkostennota's en andere ondersteunende documenten) en onze richtlijnen te volgen om te voorkomen dat hun geldigheid door de belastingadministratie wordt betwist. In het geval van een audit, kan Qonto niet aansprakelijk worden gesteld als de digitale versie van uw betaalbewijzen niet overeenkomt met de originele versie.
Wat betekent dit precies?
Meer precies, het betekent dat uw papieren en digitale betaalbewijzen exact dezelfde juridische waarde hebben. U kunt dus uw papieren betaalbewijzen weggooien, terwijl u toch in overeenstemming blijft met de wet en de relevante autoriteiten.
Wat zijn de richtlijnen om te volgen?
Om een bijlage te laten certificeren, moet u ons voorzien van een digitale kopie van het origineel. Om dit proces te vergemakkelijken, zorg ervoor dat:
-
Het document leesbaar, ongecomprimeerd en ongewijzigd is
-
De kleuren moeten gelijk zijn aan het origineel
-
Het document mag niet worden gesneden of bijgesneden
Zorg ervoor dat ook de volgende informatie verschijnt:
-
Een beschrijving van het artikel (of de dienst) en de prijs
-
Het Btw-tarief en bedrag
-
Informatie over de verkoper: bedrijfsnaam, adres en Btw-nummer
-
De datum en tijd van de transactie
-
De datum en het betaalbewijsnummer
✌️ Goed om te weten: Als uw bestand in PNG- of JPG-formaat is, zet Qonto het automatisch om naar PDF. U hoeft niets te doen!
Let op dat deze functie geen screenshots ondersteunt die zijn gemaakt met de nieuwste macOS Big Sur 11.4 versie.
Is het veilig genoeg?
Ja, natuurlijk! Eerst geeft Qonto de probatieve waarde certificering van uw bijlage door automatisch een elektronische handtekening en digitale stempel te creëren via een dienstverlener. U krijgt ook de datum en tijd van de certificering.
Vervolgens slaat Qonto uw bestanden op overeenkomstig de Europese eIDAS-regulering onbeperkt en veilig. In het geval van een audit, exporteer eenvoudig uw digitale betaalbewijzen.
💡Houd er rekening mee dat probatieve waarde niet retroactief is en dat in geval van downgraden, gecertificeerde bijlagen nog steeds gecertificeerd zijn.