Welke verschillende rollen zijn er beschikbaar?

De toegang van elk lid tot Qonto wordt bepaald door een rol.

Een rol bepaalt de grenzen van wat een lid kan zien en doen op het account. Er zijn vijf soorten rollen: Account Owner, Admin, Manager, Employee en Accountant.

We raden aan de rol toe te wijzen die het beste past bij de behoeften van elk teamlid, om zo optimaal gebruik te maken van Qonto en uw team efficiënt te houden.

De rol Manager is aanpasbaar: Owners en Admins stellen de exacte toestemmingen voor elke Manager afzonderlijk in. Alle andere rollen hebben vaste toegangsniveaus.

Wat kan elke rol doen?

Employee: beperkte toegang
Een teamlid met basisuitgavenbehoeften en geen inzicht in de bedrijfsfinanciën buiten hun eigen activiteit.

Belangrijkste toestemmingen:

• Alle kaarttypes gebruiken
• Onkosten- en overschrijvingsverzoeken indienen
• Hun eigen transacties beheren
• Hun eigen leveranciersfacturen uploaden

Toepassing: een vertegenwoordiger die lunches met klanten betaalt met zijn of haar Qonto-kaart en bonnetjes indient, verder niets.

Basic Manager: aangepaste toegang
Een teamleider die de uitgaven van zijn of haar team moet overzien, zonder toegang tot de bredere bedrijfsfinanciën.

Belangrijkste toestemmingen:

• Aanpasbare toegang tot rekeningen, transacties en kaarten
• Onkosten- en overschrijvingsverzoeken van het team beoordelen en goedkeuren
• Teamleden uitnodigen en beheren

Toepassing: een afdelingshoofd dat kaartaanvragen van zijn of haar team goedkeurt en de uitgaven van het team bijhoudt.

Manager: aangepaste toegang
Een financieel verantwoordelijke of office manager die bredere operationele controle nodig heeft, inclusief boekhouding en incasso's.

Belangrijkste toestemmingen:

• Alles wat een Basic Manager kan doen, plus het bekijken van rekeningsaldi, IBAN en rekeningoverzichten
• Boekhouding (transacties controleren, leveranciers beheren)
• Incasso's instellen
• Cheques storten (alleen Frankrijk)

Toepassing: een financial controller die de dagelijkse activiteiten uitvoert door rekeningen af te stemmen, leveranciers te beheren en incasso's af te handelen.

Zowel de Basic Manager als de Manager kunnen klantfacturen gebruiken. Hun toestemmingsbereik kan gelden op teamniveau of voor het hele bedrijf.

Admin: bijna volledige toegang
Een vertrouwde CFO of financieel manager met volledige operationele controle over het account.

Belangrijkste toestemmingen:

• Volledige toegang tot alle functies: rekeningen, overschrijvingen, kaarten, team, boekhouding, integraties en meerdere rekeningen
• Kan geen accountsluiting aanvragen (alleen de Account Owner kan dit)

Toepassing: de CFO die alle dagelijkse financiële activiteiten uitvoert, boekhoudtools koppelt en het hele team beheert, zonder de verantwoordelijkheden van accounteigenaarschap.

De Account Owner wordt per e-mail op de hoogte gebracht telkens wanneer een Admin een nieuwe Admin aan het account toevoegt.

Account Owner: volledige toegang
De Account Owner heeft volledige toegang tot alle onderdelen van het account en kan elke actie uitvoeren, inclusief het aanvragen van een accountsluiting. Er kan slechts één Account Owner per account zijn. Om de rol aan iemand anders over te dragen, zie Hoe kan ik de rekeninghouder aanpassen naar een ander persoon?

Accountant: alleen-lezen toegang
Bedoeld voor externe accountants, financieel adviseurs of auditors. Beschikbaar vanaf het Smart-abonnement. Bij de abonnementen Business en Enterprise kunnen Accountants ook overschrijvingsverzoeken indienen.

Welke toestemmingen heeft elke rol?

✓ Volledig · Aangepast = aanpasbaar door de Owner of een Admin · Indienen = alleen indienen · Eigen = alleen eigen items · — = niet beschikbaar

Moet ik de rol Manager of Employee toewijzen?

Gebruik de onderstaande scenario's om te bepalen wat het beste bij uw organisatie past:

• Ik wil dat mijn teamleider zelfstandig de uitgaven van zijn of haar team beheert → wijs Basic Manager of Manager toe
• Mijn teamleider moet rekeningsaldi en IBAN kunnen zien en rekeningoverzichten kunnen downloaden → wijs Manager toe
• Mijn teamleider moet de boekhouding afhandelen en leveranciers beheren → wijs Manager toe
• Ik wil dat mijn team facturen uploadt en betalingen aanvraagt → zowel Employees als Managers kunnen dit doen
• Mijn teamleider moet kaarten kunnen aanmaken voor zijn of haar team → wijs Basic Manager of Manager toe; Employees kunnen geen kaarten aanmaken
• Ik wil alle uitgaande overschrijvingen zelf goedkeuren → wijs Employee toe; Managers kunnen zelfstandig overschrijvingen doen binnen de limieten die u instelt
• Ik heb toegang nodig tot kredietproducten (Pay Later, Rekeningkrediet) → alleen Owner of Admin

Hoe wijzig ik de rol van een teamlid?

Rolwijzigingen moeten worden doorgevoerd door de Owner of een bestaande Admin. Om veiligheidsredenen kunt u geen wijziging aanvragen voor uw eigen rol.

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang
2. Selecteer het teamlid wiens rol u wilt wijzigen
3. Pas de rol aan en bevestig

De rolwijziging gaat onmiddellijk in.

Hoe wijzig ik mijn rol van Employee of Manager naar Admin?

☝️ Als de Owner of Admin niet beschikbaar is, neem dan contact op met Qonto Support met directe e-mailtoestemming van de Owner, of voeg de Owner toe aan de supportthread. Om veiligheidsredenen kunnen rolwijzigingen naar Admin niet worden verwerkt op basis van alleen bedrijfsregistratiedocumenten.

Hoe beheer ik de toegang van een Manager tot subrekeningen?

Standaard hebben alle rollen toegang tot de hoofdrekening en alle subrekeningen. Wat ze kunnen doen, hangt af van hun roltoestemmingen.

U kunt specifieke subrekeningen toewijzen aan elke Manager, ongeacht hun toestemmingsbereik. De Manager heeft dan alleen toegang tot transacties en kan alleen betalingen doen vanaf die rekeningen.

• Voor een bestaande Manager: ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang > Actief, klik op het profiel van de Manager, en klik vervolgens op het potlood-icoon naast Transacties bekijken en betalingen doen vanaf geselecteerde rekeningen
• Voor een nieuwe Manager: ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang > Een lid uitnodigen en selecteer de relevante subrekeningen tijdens het instellen

U kunt ook bepalen of de Manager saldi en IBAN's kan bekijken en rekeningoverzichten kan downloaden. U kunt deze instellingen op elk moment aanpassen onder Gebruikerstoegang.

Hoe pas ik goedkeuringsprocessen aan?

U kunt goedkeuringsprocessen aanpassen voor overschrijvings- en terugbetalingsverzoeken, en bepalen welke rollen een verzoek mogen valideren, afhankelijk van het bedrag. Voor meer details, zie Hoe pas ik de goedkeuringsworkflow aan voor overboekingen en terugbetalingsverzoeken?

Welke acties kunnen niet aan een Manager worden gedelegeerd?

Zelfs met alle toestemmingen ingeschakeld, kunnen Managers niet:

• Admins, andere Managers of Accountants uitnodigen
• Hun eigen rolstatus of die van andere gebruikers wijzigen
• Het abonnement bewerken
• Meerdere rekeningen instellen (ze kunnen wel bestaande rekeningen beheren)
• Externe integraties instellen en beheren via Connect

💡 Admins kunnen al deze acties wel uitvoeren.

Hoe controleer ik de huidige toestemmingen van een Manager?

Op 💻 web:

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang
2. Selecteer het profiel van de Manager om de toegewezen toestemmingen en het bereik te zien

Op 📱 mobiel:

1. Ga naar Menu
2. Tik op Teamleden
3. Selecteer het profiel van de Manager om de toestemmingen te zien