Om de controle te behouden terwijl u teamuitgaven en factuurbetalingen delegeert, kunt u goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus gebruiken. Daarnaast kunt u voor elke uitgaande overschrijving een dubbele-validatiebeleid (4-ogenregel) instellen om te garanderen dat geen betaling wordt uitgevoerd zonder controle door minstens 2 personen.
Deze functie is nuttig als u taken zoals de terugbetaling van onkostennota's en het betalen van facturen wilt delegeren, zodat uw bedrijf kan groeien zonder risico op overmatige uitgaven.
Tot de nieuwe aanbieding wordt uitgerold in oktober 2026, blijft deze functie beschikbaar via de huidige modules Leveranciersfacturen en Teamuitgaven. Vanaf oktober 2026 zullen aangepaste goedkeuringsworkflows en de 4-ogenregel beschikbaar zijn via de module Team Spend Controls, voor Team-abonnementen (Essential, Business, Enterprise).
Welke rollen kunnen dit instellen?
De rollen Rekeninghouder en Admin kunnen goedkeuringsworkflows instellen, enkel via de webapplicatie.
De rollen Medewerker, Boekhouder en Manager (zonder machtiging voor overschrijvingen en/of terugbetalingen) kunnen facturen importeren en onkostennota's en overschrijvingsaanvragen indienen ter goedkeuring.
Rekeninghouders, Admins en Managers met bedrijfsbereik met machtiging voor overschrijvingen kunnen de aanvragen goedkeuren en betalen.
Hoe pas ik een goedkeuringsworkflow aan?
Volg de onderstaande stappen om een strikte controle over de uitgaven van uw bedrijf te garanderen.
- Ga vanaf uw computer naar Instellingen: ga naar de sectie Aanpassing van tools en klik op Goedkeuringsworkflows.
- Selecteer en bewerk de workflow: kies de goedkeuringsworkflow die u wilt bewerken, namelijk overschrijvingsmachtiging, leveranciersfacturen of onkostennota's, en klik dan op Workflow bewerken.
-
Stel de regels van de workflow in: begin met het bepalen van de trigger (aanvrager, bedrag of leverancier), specificeer daarna de rollen/personen die de aanvraag kunnen controleren en goedkeuren (zakelijke goedkeuring, van toepassing op leveranciersfacturen en onkostennota's), en bepaal ten slotte wie de betaling kan uitvoeren (overschrijvingsmachtiging).
💡 Als u geen overschrijvingsmachtiging instelt, kan elke gebruiker met betalingsmachtiging (Rekeninghouder, Admin of Manager) de leveranciersfactuur betalen of de onkostennota terugbetalen zodra deze is goedgekeurd.
💡 Als u meerdere regels instelt op verschillende triggers (aanvrager, bedrag), worden deze van boven naar onder toegepast. U kunt de regels herschikken via drag-and-drop. - Toewijzing van de workflow: de workflow wordt toegewezen aan alle gebruikers die een aanvraag hebben ingediend en die voldoen aan de voorwaarden gedefinieerd in de goedkeuringsworkflow.
Hoe stel ik de 4-ogenregel in?
De 4-ogenregel voegt een verplichte tweede goedkeuring toe voordat een betaling wordt verstuurd. Ze geldt als aanvulling op uw goedkeuringsworkflow en garandeert dat de persoon die een betaling voorbereidt nooit degene kan zijn die deze uitvoert, voor alle rollen.
💡 Eenmaal ingesteld, is ze van toepassing op alle overschrijvingen: standaard en instant SEPA-overschrijvingen, gebundelde SEPA-overschrijvingen, internationale overschrijvingen, alsook op de betaling van een leveranciersfactuur of de terugbetaling van een onkostennota.
Om ze te activeren:
- Ga vanaf uw computer naar Instellingen, dan naar Aanpassing van tools, en klik op Goedkeuringsworkflows.
- Selecteer overschrijvingsmachtiging, en klik op Workflow bewerken.
- Stel in de regels van de workflow een bedragdrempel en/of een aanvrager in als trigger, definieer dan de goedkeuringsstap(pen) (optioneel) en ten slotte de uitvoeringsstap (verplicht): dit is de persoon die de overschrijving zal machtigen.
- Bij het instellen van de stap Uitvoering kan dezelfde persoon of rol niet worden geselecteerd: dat is de 4-ogenregel in actie.
Eenmaal geactiveerd, geldt deze regel voor alle gebruikers, inclusief Rekeninghouders en Admins.
💡 Tip: als u een gebruiker van deze regel wilt uitsluiten, bijvoorbeeld de Rekeninghouder van het bedrijf, selecteer dan de aanvragerregel bij de triggerstap, klik op "is geen van" en selecteer dan de Rekeninghouder van het bedrijf.
Eenmaal geactiveerd, vereist elke wijziging aan de 4-ogenregel de goedkeuring van een andere Rekeninghouder of Admin. Dit garandeert dat niemand de regel kan omzeilen door ze snel te wijzigen.
💡 Voor meer informatie over de 4-ogenregel, raadpleeg onze specifieke FAQ: Hoe stel ik dubbele validatie in voor betalingen?
| ✅ Wat kan ik doen? | ❌ Wat kan ik niet doen? |
| Goedkeuringsregels aanmaken voor specifieke aanvragen (overschrijvingen, terugbetalingen van onkostennota's, of leveranciersfacturen) | |
| Meerdere goedkeuringsniveaus instellen | U kunt niet meer dan één goedkeuringsworkflow per categorie aanmaken |
| Goedkeuringsregels instellen voor specifieke leveranciers of aanvragers | Aangepaste meldingen kunnen niet worden aangemaakt |
| Regels instellen voor leveranciersfacturen op basis van bedrag (drempel of bereik) | Er is geen specifieke goedkeuringsworkflow voor kaartuitgaven |
| Regels instellen op basis van meerdere parameters | De persoon die een betaling voorbereidt, kan niet dezelfde persoon zijn die deze uitvoert (4-ogenregel dubbele goedkeuring) |
| Regels met meerdere voorwaarden instellen, gebaseerd op zowel aanvrager als bedrag voor overschrijvingen |