Om controle te behouden terwijl u teamuitgaven en factuurbetalingen delegeert, kunt u multi-layer goedkeuringsworkflows en de 4-ogenbeleid-functie gebruiken om controle te houden over grote bedragen die moeten worden terugbetaald of betaald met configureerbare goedkeuringen.
Deze functie is nuttig als u taken zoals terugbetalingsverzoeken en factuurbetalingen wilt delegeren, zodat uw bedrijf kan groeien zonder het risico van te hoge uitgaven en uw uitgavenbeleid kan toepassen.
Welke rollen kunnen dit instellen?
- Een Account holder en een Admin kunnen alleen een goedkeuringsworkflow aanpassen via de webapp.
- De rollen van Employee en Accountant kunnen overboekingsverzoeken ter goedkeuring indienen.
- Managers met toestemming voor overboekingen en/of terugbetalingen kunnen verzoeken ter goedkeuring indienen.
Hoe pas ik een goedkeuringsworkflow aan?
Volg de onderstaande stappen om effectief het beheer en de controle over de uitgaven en betalingen van uw bedrijf te organiseren via een gestructureerde goedkeuringsworkflow, zodat grote uitgaven correct worden beheerd.
- Ga vanaf de computer naar Settings: navigeer naar de sectie Tools customization en klik op Approval workflows.
- Selecteer en bewerk workflow: kies de goedkeuringsworkflow die u wilt bewerken, of het nu gaat om een Transfer request of Reimbursement, en klik op Edit workflow.
-
Workflowregels instellen: definieer de regels van de workflow door eerst de trigger te bepalen (aanvrager, bedrag of leverancier), vervolgens de rollen/persoon/personen te specificeren die de aanvraag kunnen controleren en goedkeuren (businessvalidatie), en tot slot wie de betaling kan uitvoeren (autorisatie van de overschrijving).
◦ Deze twee stappen kunnen onafhankelijk van elkaar worden ingesteld en, als het 4-ogenbeleid is ingeschakeld, moeten ze door verschillende personen worden uitgevoerd.
-
Wijs workflow toe: de workflow wordt toegewezen aan alle gebruikers die een verzoek hebben ingediend (medewerkers, managers en accountants zonder overboekings- of terugbetalingsrechten).
Hoe stel je het 4-ogenbeleid (dubbele goedkeuring) in?
Het 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring voegt een verplichte tweede goedkeuring toe voordat een betaling wordt uitgevoerd. Het werkt bovenop je goedkeuringsworkflow en zorgt ervoor dat degene die een betaling voorbereidt, nooit dezelfde persoon kan zijn die de betaling uitvoert.
Om het in te schakelen:
- Ga op je computer naar Instellingen, navigeer naar Tools aanpassen en klik op Goedkeuringsworkflows.
- Selecteer de workflow waarop je het beleid wilt toepassen (overschrijvingsaanvraag, terugbetaling of leveranciersfactuur).
- Wijs in de workflowregels een persoon of rol toe aan de stap Goedkeuring.
- Bij het instellen van de stap Uitvoering zal dezelfde persoon of rol niet beschikbaar zijn om te selecteren — dit is het 4-ogenbeleid in werking.
Zodra het actief is, geldt deze regel voor alle gebruikers, inclusief Owners en Admins. Niemand kan dit omzeilen.
💡 Dit beleid is beschikbaar voor overschrijvingen, leveranciersfacturen en declaraties.
💡 Voor meer details over het 4-ogenbeleid, bekijk onze FAQ.
| ✅ Wat kan ik doen | ❌ Wat kan ik niet doen |
| Maak goedkeuringsregels voor specifieke verzoeken (overboeking, terugbetaling) | U kunt geen andere verzoeken goedkeuren (multi-overboeking, virtuele kaart, instant kaart) |
| Stel meerdere lagen van goedkeurders in | U kunt niet meer dan één goedkeuringsworkflow per categorie aanmaken |
| Goedkeuringsregels instellen voor specifieke leveranciers of aanvragers | Aangepaste meldingen kunnen niet worden aangemaakt |
| Regels instellen voor leveranciersfacturen op basis van bedrag (drempel of bandbreedte) | Er is geen aparte goedkeuringsworkflow voor kilometervergoeding |
| Meerdere parameters gebruiken | De persoon die een betaling voorbereidt, kan niet dezelfde persoon zijn die de betaling uitvoert (4-ogenbeleid) |