Quels sont les différents rôles disponibles ?

L'accès de chaque membre à Qonto est défini par un rôle.

Un rôle fixe les limites de ce qu'un membre peut voir et faire sur le compte. Il existe cinq types de rôles : Titulaire du compte, Admin, Manager, Employé, et Comptable.

Nous vous recommandons d'attribuer le rôle le plus adapté aux besoins de chaque membre de l'équipe, afin de tirer le meilleur parti de Qonto et de garder votre équipe efficace.

Le rôle Manager est personnalisable : le Titulaire et les Admins définissent les permissions exactes pour chaque Manager individuellement. Tous les autres rôles ont des niveaux d'accès fixes.

Que peut faire chaque rôle ?

Employé : accès limité
Un membre de l'équipe ayant des besoins de dépense basiques et sans visibilité sur les finances de l'entreprise au-delà de sa propre activité.

Permissions clés :

• Utiliser tous les types de cartes
• Soumettre des demandes de note de frais et de virement
• Gérer ses propres transactions
• Importer ses propres factures fournisseurs

Cas d'usage : un commercial qui paie les déjeuners clients avec sa carte Qonto et soumet ses reçus, rien de plus.

Manager Basique : accès personnalisé
Un chef d'équipe qui doit superviser les dépenses de son équipe sans accès aux finances plus larges de l'entreprise.

Permissions clés :

• Accès personnalisable aux comptes, transactions et cartes
• Examiner et approuver les demandes de note de frais et de virement de l'équipe
• Inviter et gérer les membres de l'équipe

Cas d'usage : un chef de service qui approuve les demandes de carte de son équipe et suit les dépenses de l'équipe.

Manager : accès personnalisé
Un responsable financier ou office manager qui a besoin d'un contrôle opérationnel plus large, incluant la comptabilité et les prélèvements.

Permissions clés :

• Tout ce qu'un Manager Basique peut faire, en plus de la consultation des soldes de compte, de l'IBAN et des relevés
• Comptabilité (vérification des transactions, gestion des fournisseurs)
• Configuration des prélèvements
• Dépôt de chèques (France uniquement)

Cas d'usage : un contrôleur financier qui gère les opérations quotidiennes en rapprochant les comptes, en gérant les fournisseurs et en traitant les prélèvements.

Le Manager Basique et le Manager peuvent tous deux utiliser les factures clients. Leur périmètre de permissions peut s'appliquer au niveau de l'équipe ou de l'ensemble de l'entreprise.

Admin : accès presque complet
Un CFO ou responsable financier de confiance disposant d'un contrôle opérationnel complet sur le compte.

Permissions clés :

• Accès complet à toutes les fonctionnalités : comptes, virements, cartes, équipe, comptabilité, intégrations et comptes multiples
• Ne peut pas demander la clôture du compte (seul le Titulaire du compte le peut)

Cas d'usage : le CFO qui gère l'ensemble des opérations financières quotidiennes, connecte des outils comptables et gère toute l'équipe, sans les responsabilités liées à la titularité du compte.

Le Titulaire du compte est notifié par e-mail chaque fois qu'un Admin ajoute un nouvel Admin au compte.

Titulaire du compte : accès complet
Le Titulaire du compte a un accès complet à toutes les zones du compte et peut effectuer n'importe quelle action, y compris demander la clôture du compte. Il ne peut y avoir qu'un seul Titulaire du compte par compte. Pour transférer le rôle à quelqu'un d'autre, consultez Comment changer le titulaire du compte pour une autre personne ?

Comptable : accès en lecture seule
Conçu pour les comptables externes, conseillers financiers ou auditeurs. Disponible à partir du forfait Smart. Sur les forfaits Business et Enterprise, les Comptables peuvent également soumettre des demandes de virement.

Quelles permissions chaque rôle possède-t-il ?

✓ Complet · Personnalisé = personnalisable par le Titulaire ou un Admin · Soumettre = soumission uniquement · Propre = éléments propres uniquement · — = non disponible

Dois-je attribuer le rôle Manager ou Employé ?

Utilisez les scénarios ci-dessous pour décider ce qui convient le mieux à votre organisation :

• Je veux que mon chef d'équipe gère les dépenses de son équipe de manière autonome → attribuez Manager Basique ou Manager
• J'ai besoin que mon chef d'équipe voie les soldes de compte et l'IBAN et télécharge les relevés → attribuez Manager
• J'ai besoin que mon chef d'équipe gère la comptabilité et les fournisseurs → attribuez Manager
• Je veux que mon équipe importe des factures et demande des paiements → les Employés et les Managers peuvent tous deux le faire
• J'ai besoin que mon chef d'équipe crée des cartes pour son équipe → attribuez Manager Basique ou Manager ; les Employés ne peuvent pas créer de cartes
• Je veux approuver moi-même tous les virements sortants → attribuez Employé ; les Managers peuvent effectuer des virements de manière autonome dans les limites que vous définissez
• J'ai besoin d'accéder aux produits de crédit → Titulaire ou Admin uniquement

Comment changer le rôle d'un membre de l'équipe ?

Les changements de rôle doivent être effectués par le Titulaire ou un Admin existant. Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas demander de changement pour votre propre rôle.

1. Allez dans Gestion des utilisateurs > Accès utilisateur
2. Sélectionnez le membre de l'équipe dont vous souhaitez changer le rôle
3. Mettez à jour le rôle et confirmez

Le changement de rôle prend effet immédiatement.

Comment changer mon rôle d'Employé ou de Manager vers Admin ?

☝️ Si le Titulaire ou l'Admin n'est pas disponible, contactez le support Qonto avec une autorisation directe par e-mail du Titulaire, ou ajoutez le Titulaire au fil de discussion avec le support. Pour des raisons de sécurité, les changements de rôle vers Admin ne peuvent pas être traités uniquement sur la base de documents d'enregistrement de l'entreprise.

Comment gérer l'accès d'un Manager aux sous-comptes ?

Par défaut, tous les rôles peuvent accéder au compte principal et à tous les sous-comptes. Ce qu'ils peuvent faire dépend de leurs permissions de rôle.

Vous pouvez attribuer des sous-comptes spécifiques à n'importe quel Manager, quel que soit son périmètre de permissions. Le Manager pourra alors uniquement accéder aux transactions et effectuer des paiements depuis ces comptes.

• Pour un Manager existant : allez dans Gestion des utilisateurs > Accès utilisateur > Actifs, cliquez sur le profil du Manager, puis cliquez sur l'icône crayon à côté de Voir les transactions et effectuer des paiements depuis les comptes sélectionnés
• Pour un nouveau Manager : allez dans Gestion des utilisateurs > Accès utilisateur > Inviter un membre et sélectionnez les sous-comptes concernés lors de la configuration

Vous pouvez également contrôler si le Manager peut consulter les soldes et IBAN et télécharger les relevés. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment dans Accès utilisateur.

Comment personnaliser les circuits d'approbation ?

Vous pouvez personnaliser les circuits d'approbation pour les demandes de virement et de remboursement, et définir quels rôles peuvent valider une demande selon le montant. Pour plus de détails, consultez Comment personnaliser le circuit d'approbation pour les virements, remboursements et demandes de paiement de factures fournisseurs ?

Quelles actions ne peuvent pas être déléguées à un Manager ?

Même avec toutes les permissions activées, les Managers ne peuvent pas :

• Inviter des Admins, d'autres Managers ou des Comptables
• Changer le statut de rôle d'eux-mêmes ou d'autres utilisateurs
• Modifier l'abonnement
• Configurer des comptes multiples (ils peuvent gérer ceux qui existent déjà)
• Configurer et gérer des intégrations tierces via Connect

💡 Les Admins peuvent effectuer toutes les actions ci-dessus.

Comment vérifier les permissions actuelles d'un Manager ?

Sur 💻 web :

1. Allez dans Gestion des utilisateurs > Accès utilisateur
2. Sélectionnez le profil du Manager pour voir ses permissions et son périmètre assignés

Sur 📱 mobile :

1. Allez dans Menu
2. Appuyez sur Membres de l'équipe
3. Sélectionnez le profil du Manager pour voir ses permissions