Pour garder le contrôle tout en délégant les dépenses d'équipe et le paiement des factures, vous pouvez utiliser des circuits d'approbation à plusieurs niveaux. De plus, pour tout virement sortant, vous pouvez mettre en place une politique de double validation (règle des 4 yeux) afin de garantir qu'aucun paiement ne soit effectué sans être vérifié par au moins 2 personnes.
Cette fonctionnalité vous sera utile si vous devez déléguer des tâches telles que le remboursement des notes de frais et le paiement des factures, afin que votre entreprise puisse se développer sans risque de dépenses excessives.
Jusqu'au déploiement de la nouvelle offre en octobre 2026, cette fonctionnalité reste disponible via les modules actuels Factures fournisseurs et Dépenses d'équipe. À partir d'octobre 2026, les circuits d'approbation personnalisés et la règle des 4 yeux seront disponibles via le module Team Spend Controls, pour les forfaits Team (Essential, Business, Enterprise).
Quels rôles peuvent le configurer ?
Les rôles Titulaire et Admin peuvent configurer des circuits d'approbation, uniquement sur l'application web.
Les rôles Collaborateur, Comptable et Manager (sans permission de virement et/ou de remboursement) peuvent importer des factures et soumettre des notes de frais et des demandes de virement pour approbation.
Les Titulaires, Admins et Managers à portée Entreprise disposant de la permission de virement peuvent approuver et payer les demandes.
Comment personnaliser un circuit d'approbation ?
Pour garantir un contrôle rigoureux des dépenses de l'entreprise, suivez les étapes ci-dessous.
- Depuis votre ordinateur, allez dans Paramètres : rendez-vous dans la section Personnalisation des outils et cliquez sur Circuits d'approbation.
- Sélectionnez et modifiez le circuit : choisissez le circuit d'approbation que vous souhaitez modifier, à savoir autorisation des virements, factures fournisseurs ou notes de frais, puis cliquez sur Modifier le circuit.
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Définissez les règles du circuit : commencez par définir le déclencheur (demandeur, montant ou fournisseur), puis précisez les rôles/personnes pouvant vérifier et approuver la demande (validation métier, applicable aux factures fournisseurs et aux notes de frais), et enfin qui peut exécuter le paiement (autorisation des virements).
💡 Si vous ne configurez pas d'autorisation des virements, tout utilisateur disposant de la permission de paiement (Titulaire, Admin ou Manager) pourra procéder au paiement de la facture fournisseur ou au remboursement de la note de frais une fois celle-ci approuvée.
💡 Si vous configurez plusieurs règles sur différents déclencheurs (demandeur, montant), elles s'appliqueront de haut en bas. Vous pouvez réorganiser les règles par glisser-déposer dans l'ordre souhaité. - Attribution du circuit : le circuit sera attribué à tous les utilisateurs ayant soumis une demande et remplissant les conditions définies dans le circuit d'approbation.
Comment mettre en place la règle des 4 yeux ?
La règle des 4 yeux ajoute une seconde validation obligatoire avant l'envoi de tout paiement. Elle s'applique en complément de votre circuit d'approbation et garantit que la personne qui prépare un paiement ne peut jamais être celle qui l'exécute, et ce, pour tous les rôles.
💡 Une fois configurée, elle s'applique à tous les virements : virement SEPA standard et instantané, virement SEPA groupé, virement international, ainsi qu'au paiement d'une facture fournisseur ou au remboursement d'une note de frais.
Pour l'activer :
- Depuis votre ordinateur, allez dans Paramètres, rendez-vous dans Personnalisation des outils, puis cliquez sur Circuits d'approbation.
- Sélectionnez autorisation des virements, puis cliquez sur Modifier le circuit.
- Dans les règles du circuit, définissez un seuil de montant et/ou un demandeur comme déclencheur, puis définissez la ou les étapes d'approbation (facultatif) et enfin l'étape d'exécution (obligatoire) : il s'agit de la personne qui autorisera le virement.
- Lors de la définition de l'étape d'Exécution, la même personne ou le même rôle ne pourra pas être sélectionné : c'est la règle des 4 yeux qui s'applique.
Une fois activée, cette règle s'applique à tous les utilisateurs, y compris les Titulaires et les Admins.
💡 Astuce : si vous souhaitez exclure un utilisateur de cette règle, par exemple le Titulaire de l'entreprise, sélectionnez la règle du demandeur à l'étape du déclencheur, cliquez sur « n'est aucun de » puis sélectionnez le Titulaire de l'entreprise.
Une fois activée, toute modification de la règle des 4 yeux nécessite l'accord d'un autre Titulaire ou Admin. Cela permet de garantir que personne ne puisse contourner la règle en la modifiant à la volée.
💡 Pour en savoir plus sur la règle des 4 yeux, consultez notre FAQ dédiée : Comment configurer le principe de double validation pour les paiements ?
| ✅ Que puis-je faire ? | ❌ Que ne puis-je pas faire ? |
| Créer des règles d'approbation pour des demandes spécifiques (virements, remboursements de notes de frais, ou factures fournisseurs) | |
| Configurer plusieurs niveaux d'approbateurs | Vous ne pouvez pas créer plus d'un circuit d'approbation par catégorie |
| Configurer des règles d'approbation pour des fournisseurs ou demandeurs spécifiques | Il n'est pas possible de créer des notifications personnalisées |
| Configurer des règles pour les factures fournisseurs basées sur le montant (seuil ou plage) | Il n'existe pas de circuit d'approbation dédié aux dépenses par carte |
| Configurer des règles sur plusieurs paramètres | La personne qui prépare un paiement ne peut pas être la même que celle qui l'exécute (règle des 4 yeux à double validation) |
| Configurer des règles à conditions multiples basées à la fois sur le demandeur et le montant pour les virements |