Met de budgetfunctie kunnen Owners en Admins bestedingslimieten per team instellen en een Manager aanwijzen om elk budget te bewaken ✨.
Uitgaven worden in realtime bijgehouden terwijl teamleden uitgeven, wat u volledige zichtbaarheid geeft over teamkosten zonder betalingen te blokkeren.
Tot de nieuwe pakketten in oktober 2026 van kracht worden, blijft deze functie beschikbaar via de huidige Accounts Payable en Expense & Spend Management add-ons. Vanaf oktober 2026 wordt teambudgetbeheer opgenomen in Essential+ abonnementen.
Het aanmaken en beheren van budgetten is alleen beschikbaar via 💻 web; Managers kunnen hun toegewezen budgetten bekijken op zowel 💻 web als 📱 mobiel.
Wat is de budgetfunctie en wat kan ik ermee doen?
Via Teamuitgaven > Budgetten kunnen Owners en Admins:
- Een budget aanmaken en toewijzen aan een team
- Uitgaven die aan dat budget zijn gekoppeld in realtime volgen
- Een Manager aanwijzen om het budget te bewaken en op te volgen
Houd bij het aanmaken van een budget rekening met het volgende:
- U kunt maximaal één budget per team aanmaken
- Budgetten kunnen worden ingesteld als maandelijks of globaal (voor de volledige periode)
- Een budget kan maximaal twee perioden van 12 maanden bevatten, die kalenderjaargrenzen kunnen overschrijden
- Budgetten kunnen tot 12 maanden van tevoren worden gepland
☝️ Het bereiken of overschrijden van de budgetlimiet blokkeert toekomstige betalingen niet — het activeert alleen een melding aan de toegewezen Manager.
Wat is de rol van een Manager in budgetten?
Als Manager bent u verantwoordelijk voor het toezicht op een specifiek budget dat door de Owner of Admin aan uw team is toegewezen. Uw rol is het bewaken van de uitgaven, ervoor zorgen dat het team binnen het budget blijft en eventuele aanpassingen signaleren aan de Owner of Admin.
U kunt uw toegewezen budgetten bekijken en uitgaven in realtime volgen, maar u kunt geen budgetten aanmaken, bewerken of archiveren — die acties zijn voorbehouden aan Owners en Admins.
Wat zijn de rollen op Qonto en welke moet ik toewijzen?
Hoe krijg ik toegang tot de sectie Budgetten?
Via 💻 web:
- Ga naar Teamuitgaven > Budgetten
Via 📱 mobiel:
- Ga naar Menu
- Tik op Teamuitgaven en vervolgens op Budgetten
☝️ Managers zien alleen budgetten die aan hen zijn toegewezen door een Owner of Admin.
Hoe maak ik een budget aan?
Beschikbaar voor Owners en Admins, alleen via 💻 web.
- Ga naar Teamuitgaven > Budgetten
- Klik op Budget aanmaken (rechtsboven)
- Selecteer een bestaand team en wijs een Manager aan — of maak een nieuw team aan door op Team aanmaken te klikken
- Bepaal de budgetperiode en voer het totale of maandelijkse bedrag in
- Klik op Verder om te bevestigen
Hoe bewerk ik een budget?
Beschikbaar voor Owners en Admins, alleen via 💻 web.
U kunt de periode en het bedrag van een budget op elk moment bijwerken.
- Ga naar Teamuitgaven > Budgetten
- Klik op het budget en selecteer vervolgens Budget bewerken (rechtsboven)
- Kies een nieuwe periode of bedrag — u kunt ook een nieuwe budgetperiode toevoegen in deze stap
- Klik op Opslaan
☝️ Het is niet mogelijk om de budgetfrequentie (maandelijks ↔ globaal) te wijzigen voor een bestaand budget. Om dit te doen, archiveert u het huidige budget, maakt u een nieuw budget aan met de gewenste frequentie en wijst u bestaande uitgaven handmatig opnieuw toe aan het nieuwe budget.
Hoe archiveer ik een budget?
Beschikbaar voor Owners en Admins, alleen via 💻 web.
- Ga naar Teamuitgaven > Budgetten en klik op het budget
- Klik op Archiveren (rechtsboven)
⚠️ Archiveren is permanent — alle gegevens die aan dat budget zijn gekoppeld, kunnen niet worden hersteld na archivering.
Hoe worden transacties aan een budget toegewezen?
Zodra een budget voor een team is aangemaakt, worden de volgende transacties
automatisch aan het budget toegewezen:
- Kaartbetalingen gedaan door teamleden
- Overschrijvingen geïnitieerd door teamleden
- Onkostenvergoedingsverzoeken ingediend door teamleden
Elke transactie wordt toegewezen aan de budgetperiode waarin deze succesvol is uitgevoerd. Transacties kunnen ook achteraf handmatig opnieuw worden toegewezen.
Hoe werkt realtime budgetbewaking?
Zodra een teamlid een transactie uitvoert met zijn of haar Qonto-kaart of via een overschrijving, wordt de uitgave automatisch afgetrokken van het teambudget. U kunt de transacties van een budget en het resterende toegewezen bedrag bekijken door simpelweg op het betreffende budget in de sectie Budgetten te klikken. U kunt vervolgens per periode bladeren voor meer details.
Hoe wijs ik een transactie handmatig opnieuw toe aan een ander budget?
- Ga naar Zakelijke rekening > Transacties
- Klik op de transactie die u opnieuw wilt toewijzen
- Ga in de transactiedetails naar de sectie Budget en selecteer het nieuwe budget (of verwijder de transactie uit elk budget)
- Owners en Admins kunnen elke transactie toewijzen aan of opnieuw toewijzen aan elk budget
- Managers kunnen transacties alleen opnieuw toewijzen binnen de budgetten die aan hen zijn toegewezen
Kan een Manager het budget aanpassen?
Nee — alleen Owners en Admins kunnen budgetten aanmaken of aanpassen. Als u van mening bent dat het budget verhoogd of verlaagd moet worden, bespreek dit dan met de Owner of de Admin die verantwoordelijk is voor de financiën.
Wat moet ik doen als mijn team het budget dreigt te overschrijden?
Het bereiken of overschrijden van de budgetlimiet blokkeert toekomstige betalingen niet, maar het is belangrijk om snel te handelen. Bekijk aankomende uitgaven met uw team en bepaal welke noodzakelijk zijn. Als een aanpassing nodig is, neem dan contact op met de Owner of Admin — alleen zij kunnen het budgetbedrag bewerken.
Hoe werken budgetmeldingen?
Toegewezen Budgetmanagers ontvangen push- en e-mailmeldingen bij twee drempelwaarden:
- Wanneer de uitgaven 80% van het gebudgetteerde bedrag bereiken
- Wanneer de uitgaven 100% van het gebudgetteerde bedrag bereiken
Meldingsinstellingen kunnen worden aangepast in de instellingen van de Qonto-app.