De functie Onkostendeclaratie is standaard beschikbaar in het Business- en Enterprise-abonnement. Vanaf 01/10 is deze functie ook beschikbaar voor wie overstapt naar het Smart-, Premium- en Essential-abonnement volgens de nieuwe prijsstelling (meer details hier).
Onkostendeclaratie stelt alle teamleden in staat om terugbetalingen aan te vragen voor zakelijke uitgaven die met persoonlijke middelen zijn betaald. Terugbetalingsverzoeken kunnen worden goedgekeurd door Owner, Admins en Managers met ingeschakelde toestemming voor overschrijvingen.
Hoe word ik op de hoogte gebracht wanneer een verzoek voor Onkostendeclaratie is ingediend?
Owners, Admins en Managers met geactiveerde toestemming voor overschrijvingen ontvangen een e-mail en een melding op mobiel zodra een verzoek is ingediend.
Meer informatie over hoe u de meldingen van Qonto kunt aanpassen.
Hoe kan ik een verzoek voor Onkostendeclaratie goedkeuren of afwijzen?
U kunt een verzoek voor Onkostendeclaratie beoordelen via Taken > Goedkeuringsverzoeken of via de speciale sectie Uitgaven > Onkostendeclaraties.
Via Taken
- Selecteer op het tabblad Goed te keuren een verzoek voor Onkostendeclaratie
- Wanneer u erop klikt, ziet u de details en 3 opties:
- Betalen via overschrijving - met deze optie wordt de medewerker direct terugbetaald voor zijn of haar uit eigen zak betaalde uitgave, op de IBAN die bij het indienen van het verzoek is toegevoegd
- Wijzigingen aanvragen - u kunt het verzoek terugsturen naar de aanvrager, zodat deze de gegevens kan aanpassen voordat het opnieuw wordt ingediend
- Afwijzen (door op de drie puntjes te klikken) - u moet een reden van afwijzing opgeven
Via Onkostendeclaraties
- Selecteer op het tabblad Te betalen het verzoek voor Onkostendeclaratie dat u wilt beoordelen
- Wanneer u erop klikt, heeft u dezelfde opties als hierboven beschreven bij Taken
💡 Goed om te weten: vanuit de sectie Onkostendeclaraties kunt u verzoeken voor onkostendeclaraties in bulk goedkeuren en in bulk betalen.
Zodra het verzoek voor Onkostendeclaratie is goedgekeurd, ontvangt de aanvrager een instante terugbetaling.
💡 Goed om te weten: als u een aangepast goedkeuringsproces wilt instellen voor onkostendeclaraties, kunt u meer informatie vinden hier.
Als Owner, Admin of Manager met geactiveerde toestemming voor overschrijvingen, hoe krijg ik een terugbetaling voor een uitgave die ik met mijn eigen geld heb betaald?
Om een terugbetaling te krijgen voor een zakelijke uitgave, kunnen Owners, Admins of Managers met toestemming voor overschrijvingen dezelfde procedure volgen als hierboven, door hun eigen indiening goed te keuren. Ze ontvangen de terugbetaling vervolgens via een instantoverschrijving.
Om sneller een terugbetaling te krijgen, kan de Owner, Admin of Manager met toestemming voor overschrijvingen een instantoverschrijving versturen door de schakelaar Instante bankoverschrijving in te schakelen.