Automatiseer het verzamelen van je leveranciersfacturen, betaal je leveranciers in slechts een paar klikken en koppel je documenten aan transacties — allemaal vanuit één centrale omgeving. Zodra een factuur is gekoppeld aan een transactie of de betaling is gestart, verwijdert Qonto deze automatisch van je wachtlijst, zodat alleen de documenten overblijven die je aandacht vereisen.
Deze functie is beschikbaar op alle abonnementen, via de web 💻 en mobiele 📱 apps, voor Eigenaren, Admins, Managers (met toegangsmachtiging voor de sectie en het bereik "Geheel bedrijf") en Boekhouders (alleen leestoegang).
⚠️ Medewerkers hebben geen toegang tot deze sectie. De sectie Leveranciersfacturen staat los van de sectie Klantfacturen: deze kan niet worden gebruikt om facturen te verwerken die je aan je eigen klanten uitschrijft.
Hoe open ik deze sectie?
Vanuit de web-app 💻 : ga naar Facturen > Leveranciersfacturen in het navigatiemenu.
Vanuit de mobiele app 📱 : tik op Meer rechtsonder en selecteer vervolgens Facturen > Leveranciersfacturen.
Bovenaan je scherm geeft een dashboard je een realtime overzicht van:
- Facturen in je inbox (wachten op verwerking)
- Facturen waarvoor een betaling is gepland
- Facturen die in de afgelopen 30 dagen zijn betaald
Je kunt ook meerstapsgerichte goedkeuringsworkflows instellen om controle te houden over grote bedragen. Deze workflows zijn beschikbaar via de modules Leveranciersfactuurbeheer en Klantfactuurbeheer. (Meer informatie)
Hoe verzamel ik mijn facturen?
Vanaf je computer: gebruik de knop Factuur toevoegen of sleep documenten direct naar de sectie.
Via Google Drive of Dropbox
Via de Gmail-integratie
Via een doorstuurmailadres — twee adressen beschikbaar afhankelijk van het gebruik:
- pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com → voor te betalen facturen : verschijnt op het tabblad Te betalen.
- receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com → voor te koppelen bonnetjes: Qonto probeert deze automatisch te koppelen.
- Bij succes → Taken > Documentbeoordeling > Opgelost. Bij mislukking → Taken > Documentbeoordeling > Verwerken.
⚠️ Vind je twee gepersonaliseerde mailadressen rechtstreeks in de sectie Leveranciersfacturen bij de doorstuurinstellingen.
Door bijlagen te synchroniseren vanuit je transacties.
Sectie "Documentbeoordeling": sinds september 2025 worden alle via e-mail geïmporteerde documenten automatisch ingedeeld in vier types: Factuur, Bonnetje, Kredietnota en Overig.
Je kunt filteren op type om je documenten sneller te verwerken. Toegankelijk:
- Op het Basic-abonnement: rechtstreeks in het linker navigatiemenu
- Op Smart en hogere abonnementen: via Taken > Documentbeoordeling
Facturen en bonnetjes die handmatig zijn toegevoegd aan je transacties via Zakelijke rekening > Transacties verschijnen niet in je Leveranciersfacturen-omgeving.
Hoe betaal en koppel ik mijn facturen?
Klik in het tabblad Te betalen op een factuur om de automatisch geëxtraheerde informatie te bekijken. Controleer of de gegevens (leverancier, IBAN, bedrag) correct zijn voordat je verder gaat. Daarna zijn twee opties beschikbaar:
Markeren als betaald: als de factuur al is voldaan, selecteer dan de bijbehorende transactie uit de automatische suggesties van Qonto, zoek deze handmatig op via de zoekbalk, of klik op Doorgaan zonder transactie als de betaling buiten Qonto heeft plaatsgevonden.
💡 Vanuit de sectie Transacties kun je ook facturen opzoeken via de optie Zoeken op Qonto.
Een overschrijving doen: Qonto leidt je door naar het overboekingsproces (SEPA, internationaal, direct of gepland). Totdat de overschrijving is uitgevoerd, blijft de factuur op het tabblad Geplande betaling staan.
Bulkbetalingen: selecteer meerdere onbetaalde facturen door de bijbehorende vakjes aan te vinken, klik op Betalen, bekijk de gecombineerde samenvatting en bevestig alle betalingen in één actie. Qonto koppelt elke factuur automatisch aan de bijbehorende transactie.
⚠️ Je kunt geen bulkoverschrijvingen doen buiten de sectie Leveranciersfacturen, betalen met een kaart, of SEPA-incasso's instellen.
Om een bestaande koppeling te annuleren, zoek je de factuur op in het tabblad Voltooid, open je deze en klik je op X om de gekoppelde transactie te verwijderen.
Voor leverancierskredietnota's koppelt Qonto de kredietnota automatisch aan de bijbehorende transactie en verplaatst deze naar het tabblad Voltooid. Als er geen automatische koppeling is, klik je op "..." naast de regel en selecteer je Een transactie koppelen.
Hoe beheer en organiseer ik mijn facturen?
Zoeken en filteren: filter je facturen op leverancier, vervaldatum (achterstallig of aankomend), duplicaten, documenten die niet als facturen worden herkend, of ontbrekende gegevens. Gebruik de zoekbalk om te zoeken op leveranciersnaam of factuurnummer. Klik op kolomkoppen (Leverancier, Status, Vervaldatum) om te sorteren.
Duplicaten voorkomen: tijdens het importeren markeert Qonto automatisch mogelijke duplicaten. Klik op Controleer je facturen in de melding om documenten te vergelijken en te beslissen of je ze wilt bewaren of verwijderen.
Een factuur verwijderen: klik op het 🗑-pictogram rechtsboven op de factuur om deze te verwijderen vanuit elk tabblad. ⚠️ Verwijderen is niet mogelijk als een betaling is gepland of als er al een automatische factuur is gegenereerd. Annuleer eerst de geplande betaling.
Leveranciers beheren: ga via Leveranciersfacturen > Leverancierslijst om je leveranciers te vinden, te bewerken of te archiveren. Klik op een leverancier om hun profiel te openen en de opties Bewerken of Archiveren te bekijken.
Wat moet ik doen als ik een probleem ondervind?
Ik wil een betalingsmelding toevoegen als leveranciersfactuur.
Betalingsmeldingen worden door ons systeem niet herkend als facturen. Voer eerst de bijbehorende overschrijving uit en voeg de betalingsmelding daarna handmatig toe als begeleidend document bij de transactie via Zakelijke rekening > Transacties.
Mijn factuur is opgesteld in een valuta die niet door Qonto wordt ondersteund.
Directe betaling vanuit de sectie Leveranciersfacturen is niet mogelijk. Vraag je leverancier om een versie in een geaccepteerde valuta en verwerk deze via een internationale overschrijving. Bekijk de lijst met geaccepteerde valuta's in dit artikel.