Automatiseer het verzamelen van je leveranciersfacturen, betaal je leveranciers in slechts een paar klikken en koppel je documenten aan transacties — allemaal vanuit één centrale ruimte. Zodra een factuur is gekoppeld aan een transactie of de betaling ervan is geïnitieerd, verwijdert Qonto deze automatisch van je wachtlijst, zodat alleen de documenten overblijven die je aandacht vereisen.
Deze functie is beschikbaar op alle abonnementen, via zowel de web- 💻 als de mobiele app📱.
Eigenaren, Admins, Managers (met toegangsmachtiging tot de sectie en het bereik 'Geheel bedrijf') en Accountants (alleen-lezentoegang) hebben er allemaal toegang toe.
⚠️ Medewerkers hebben geen toegang tot deze sectie. De sectie Leveranciersfacturen is apart van de sectie Klantfacturen: de sectie kan niet worden gebruikt om facturen te verwerken die je naar je eigen klanten stuurt.
Hoe toegang ik tot deze sectie?
Vanuit de webapplicatie 💻:
Ga naar Facturen > Leveranciersfacturen in het navigatiemenu.
Vanuit de mobiele app📱:
Tik op Meer rechtsonder en selecteer vervolgens Facturen > Leveranciersfacturen.
Bovenaan je scherm geeft een dashboard je een realtime overzicht van:
- Facturen in je inbox (wachten op verwerking)
- Facturen waarvoor een betaling is gepland
- Facturen die in de afgelopen 30 dagen zijn betaald
Je kunt ook goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus instellen om controle te houden over grote bedragen. Deze workflows zijn beschikbaar via de modules Beheer van leveranciersfacturen en Beheer van klantfacturen. (Meer informatie)
Hoe verzamel ik mijn facturen?
Vanaf je computer: gebruik de knop Een factuur toevoegen of sleep documenten rechtstreeks naar de sectie.
Via Google Drive of Dropbox
Via de Gmail-integratie
Via het doorsturen naar een e-mailadres — twee adressen beschikbaar afhankelijk van het gebruik:
- pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com → voor facturen die betaald moeten worden : verschijnt op het tabblad Te betalen.
- receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com → voor bonnetjes die gekoppeld moeten worden : Qonto probeert ze automatisch te koppelen. Als dit lukt → Taken > Documentbeoordeling > Opgelost. Als dit niet lukt → Taken > Documentbeoordeling > Te verwerken.
☝️ Vind je twee gepersonaliseerde e-mailadressen rechtstreeks in de sectie Leveranciersfacturen in de doorstuurinstellingen. Gebruik deze adressen om bijlagen van je transacties automatisch te synchroniseren.
Sectie 'Documentbeoordeling': sinds september 2025 worden alle documenten die per e-mail zijn geïmporteerd automatisch ingedeeld in vier typen: Factuur, Bonnetje, Kredietnota en Overig. Je kunt filteren op type om je documenten sneller te verwerken. Toegankelijk:
- Op het Basic abonnement: rechtstreeks in het linker navigatiemenu
- Op het Smart abonnement en hogere abonnementen: via Taken > Documentbeoordeling
Facturen en bonnetjes die handmatig aan je transacties zijn toegevoegd via Zakelijke rekening > Transacties verschijnen niet in je Leveranciersfacturen-ruimte.
Hoe betaal en koppel ik mijn facturen?
Klik op het tabblad Te betalen op een factuur om de automatisch geëxtraheerde informatie te bekijken. Controleer of de gegevens correct zijn voordat je verdergaat, zoals de naam van de leverancier, IBAN of SWIFT/BIC, bedrag, valuta en betalingsreferentie.
Markeren als betaald: als de factuur al is betaald, selecteer dan de bijbehorende transactie uit Qonto's automatische suggesties, zoek er handmatig naar via de zoekbalk of klik op Doorgaan zonder transactie als de betaling buiten Qonto is gedaan.
💡 Vanuit de sectie Transacties kun je ook facturen zoeken met de optie Zoeken op Qonto.
Wanneer je een factuur betaalt vanuit de sectie Leveranciersfacturen, leidt Qonto je automatisch door naar de juiste overschrijvingsstroom op basis van de factuurgegevens: SEPA wanneer de betaling in aanmerking komt voor SEPA, of een internationale/SWIFT-overschrijving wanneer een internationale overschrijving vereist is. De beschikbare factuurgegevens worden waar mogelijk vooraf ingevuld. Opties voor een instant- of geplande overschrijving zijn mogelijk beschikbaar afhankelijk van het type overschrijving en de geschiktheid.
Bulkbetalingen: selecteer meerdere onbetaalde facturen door de bijbehorende vakjes aan te vinken, klik op Betalen, bekijk de geconsolideerde samenvatting en bevestig alle betalingen in één actie. Qonto koppelt elke factuur automatisch aan de bijbehorende transactie.
⚠️ Je kunt geen bulkoverschrijvingen doen buiten de sectie Leveranciersfacturen, niet betalen met een kaart en geen SEPA-incasso’s instellen.
Om een bestaande koppeling te annuleren, zoek je de factuur op het tabblad Voltooid, open je deze en klik je op X om de gekoppelde transactie te verwijderen.
Voor leverancierskrédietnotas koppelt Qonto de kredietnota automatisch aan de bijbehorende transactie en verplaatst deze naar het tabblad Voltooid. Als er geen automatische koppeling is, klik dan op "..." naast de regel en selecteer Een transactie koppelen.
💡 In aanmerking komende klanten kunnen ook de optie betalen in termijnen gebruiken om de betaling van hun facturen te financieren.
Hoe kan ik mijn facturen beheren en organiseren?
Zoeken en filters: filter je facturen op leverancier, vervaldatum (achterstallig of aankomend), duplicaten, documenten die niet als facturen worden herkend of ontbrekende gegevens. Gebruik de zoekbalk om te zoeken op naam van de leverancier of factuurnummer. Klik op kolomkoppen (Leverancier, Status, Vervaldatum) om te sorteren.
Duplicaten vermijden: tijdens het importeren markeert Qonto automatisch mogelijke duplicaten. Klik op Bekijk je facturen in de melding om documenten te vergelijken en te beslissen of je ze wilt bewaren of verwijderen.
Een factuur verwijderen: klik op het pictogram 🗑 rechtsboven op de factuur om deze te verwijderen vanaf elk tabblad.
⚠️ Verwijderen is niet mogelijk als er een betaling is gepland of als er al een automatische factuur is gegenereerd. Annuleer eerst de geplande betaling.
Je leveranciers beheren: ga naar Leveranciersfacturen > Leverancierslijst om je leveranciers te vinden, te bewerken of te archiveren.
Klik op een leverancier om zijn profiel te openen en toegang te krijgen tot de opties Bewerken of Archiveren.
Wat moet ik doen als ik een probleem ondervind?
Ik wil een betalingskennisgeving toevoegen als leveranciersfactuur. Betalingskennisgevingen worden niet door ons systeem als facturen herkend. Voer eerst de bijbehorende overschrijving uit en voeg de betalingskennisgeving vervolgens handmatig toe als ondersteunend document bij de transactie via Zakelijke rekening > Transacties.
Directe betaling vanuit de sectie Leveranciersfacturen is niet mogelijk als de factuurvaluta niet wordt ondersteund door Qonto. Vraag je leverancier om een factuur in een valuta die door Qonto wordt ondersteund en ga vervolgens verder met de juiste overschrijvingsstroom. Je kunt de lijst met geaccepteerde valuta's vinden in dit artikel.