Door het beheer van leveranciersfacturen te delegeren, kan uw team facturen verzamelen, beoordelen en betalen — wat knelpunten voor Owners en Admins vermindert.
Employees krijgen automatisch toegang om facturen te uploaden en betalingsverzoeken in te dienen, en Managers kunnen ruimere toestemmingen krijgen om facturen namens het bedrijf of hun team te beoordelen, bewerken en betalen.
Beschikbaar op 💻 web en 📱 mobiel voor alle abonnementen.
Voor meer informatie over welke rol u aan uw teamlid moet toewijzen, raadpleeg hier Welke rollen zijn er binnen Qonto, en welke moet ik toewijzen?
Wat kan ik delegeren aan Employees?
Alle Employees hebben op alle abonnementen automatisch toegang tot de sectie Leveranciersfacturen.
Employees kunnen:
- Facturen uploaden
- Factuurgegevens bewerken, maar alleen voor facturen die ze zelf hebben geüpload
- Betalingsverzoeken aanmaken, die ter goedkeuring worden verzonden naar een Owner, Admin, of geautoriseerde Manager
☝️ Employees kunnen alleen hun eigen facturen bekijken; ze hebben geen inzicht in de volledige factuurlijst van het bedrijf.
Wat kan ik delegeren aan Managers?
Managers moeten de toestemming Leveranciersfacturen beheren krijgen. Hun scope bepaalt wat ze kunnen zien en waarop ze actie kunnen ondernemen:
- Manager met een teamscope: kan facturen van zichzelf en hun teamleden bekijken, bewerken, uploaden en betalen
- Manager met een bedrijfsbrede scope: kan facturen binnen het hele bedrijf bekijken, bewerken, uploaden en betalen
Wanneer Leveranciersfacturen beheren is ingeschakeld, kan een Manager de volgende acties uitvoeren:
Op 💻 web en 📱 mobiel:
- Facturen uploaden via Drive, door te verslepen, of via bulkupload
- Facturen bekijken, downloaden en verwijderen binnen hun scope
- Factuurgegevens bewerken die door Qonto zijn gescand (zoals IBAN, naam van de leverancier) en ontbrekende details toevoegen om de betaling voor te bereiden
- Betaling aanvragen voor facturen in euro's wanneer ze geen toestemming voor overschrijvingen hebben, de factuur hun limiet overschrijdt, of het 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring actief is — het verzoek wordt ter goedkeuring verzonden naar een Owner, Admin, of geautoriseerde Manager
Alleen op 💻 web:
- Facturen als betaald markeren en matchen met een bestaande transactie
Wanneer Overschrijvingen en terugbetalingen doen ook is ingeschakeld, kan de Manager daarnaast:
- Leveranciersfacturen rechtstreeks betalen via overschrijving, tot hun maandelijkse limiet of limiet per overschrijving
- Betalingsverzoeken goedkeuren die door hun teamleden zijn ingediend
⚠️ Als er limieten voor overschrijvingen zijn ingesteld, is voor overschrijvingen boven die limieten goedkeuring vereist van een Owner, Admin, of geautoriseerde Manager. Als het 4-ogenbeleid voor dubbele goedkeuring actief is, kan de persoon die een factuur voorbereidt niet dezelfde persoon zijn die de betaling uitvoert. Voor meer details, zie Hoe stel ik een 4-ogenbeleid in voor betalingen?
Hoe stel ik de toestemmingen van een Manager voor Leveranciersfacturen in of pas ik deze aan?
Alle wijzigingen in toestemmingen worden op dezelfde plek doorgevoerd, of u nu een nieuwe Manager onboardt of een bestaande aanpast:
- Ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang
- Selecteer de Manager die u wilt aanpassen (of klik op Een teamlid uitnodigen om een nieuwe toe te voegen en selecteer Manager of Advanced Manager als rol)
- Stel hun Type toegang in op Team of Het hele bedrijf, afhankelijk van de factuurzichtbaarheid die u wilt toekennen
- Schakel Leveranciersfacturen beheren in om ze toegang te geven om facturen binnen hun scope te bekijken, bewerken, uploaden en hiervoor betaling aan te vragen
- Schakel Overschrijvingen en terugbetalingen doen in om hen ook toe te staan facturen rechtstreeks te betalen en betalingsverzoeken van hun team goed te keuren
- Klik op Bevestigen om de wijzigingen op te slaan
Hoe trek ik de toegang van een Manager tot Leveranciersfacturen in?
- Ga naar Gebruikersbeheer > Gebruikerstoegang
- Selecteer de Manager waarvan u de toestemmingen wilt aanpassen
- Schakel Leveranciersfacturen beheren uit om hun toegang tot de sectie Leveranciersfacturen te verwijderen
- Schakel optioneel ook Overschrijvingen en terugbetalingen doen uit als u ook hun mogelijkheid wilt verwijderen om facturen te betalen of betalingsverzoeken goed te keuren
- Klik op Bevestigen om de wijzigingen toe te passen