In dit artikel
Hoe maak en bewaar ik een concept
Wanneer u een factuur opmaakt op Qonto, kunt u deze gemakkelijk opslaan als een concept voor later gebruik. Concepten kunnen worden gedeeld met klanten in de vorm van een pro forma factuur zodat zij alle details hebben voordat de definitieve versie wordt uitgegeven.
De facturatietool is beschikbaar voor alle plannen en is toegankelijk voor Eigenaar en Admins rollen.
Hoe maak en bewaar ik een concept
💻 Vanaf een computer, log in op uw Qonto-account en ga naar het Facturen tabblad.
Klik op Factuur aanmaken en begin met het invullen van de informatie. Zodra u klaar bent, klikt u op Opslaan als concept. Om deze actie uit te voeren, moet u:
-
Een bestaande klant selecteren of een nieuwe toevoegen
-
Een factuurnummer invoeren (alleen als handmatige nummering is ingeschakeld)
-
Een uitgiftedatum en vervaldatum invoeren
-
De titel en het factuurbedrag toevoegen
📱 Vanuit de Qonto mobiele app, log in en selecteer Meer (rechtsonder op het scherm), dan Facturering. Selecteer vervolgens het + teken rechtsboven en kies een bestaande klant of voeg een nieuwe toe. U hoeft alleen de details in te vullen (inclusief dezelfde verplichte velden als op de webapp) en selecteer Opslaan als concept.
Hoe beheer ik mijn concepten
Uw opgeslagen concepten zijn te vinden in de Concepten sectie van het Klantfacturen tabblad. Als u verder wilt werken aan een van hen, selecteert u het en klikt u vervolgens op Concept bewerken. U kunt het ook permanent verwijderen door het prullenbakje te selecteren.
Zodra uw concept klaar is, kunt u het omzetten in een factuur!
Selecteer het uit de lijst en zorg ervoor dat alle verplichte velden correct zijn ingevuld. Onderaan het scherm selecteert u Factuur aanmaken (of via de mobiele app: Concept verzenden > Factuur aanmaken) en bevestig dat uw factuur klaar is om uitgegeven te worden.
U kunt het vervolgens naar uw klant sturen via e-mail of door de link met hen te delen.
☝️ Goed om te weten:
-
Als automatische factuurnummering is geconfigureerd, neemt uw concept automatisch het eerstvolgende beschikbare nummer zodra het wordt omgezet in een factuur. Vergeet niet uw concept te verwijderen of te archiveren als u het niet van plan bent om te zetten in een factuur om de continuïteit van de boekhoudkundige nummering te waarborgen!
-
Bij handmatige nummering moet u bevestigen dat uw concept een geldig en opeenvolgend nummer heeft voordat het wordt omgezet. Klik hier om automatische factuurnummering in te schakelen.
Hoe deel ik een concept
U kunt ook een conceptfactuur naar uw klant sturen. Deze voorlopige versie, ook wel bekend als een pro forma factuur, kan nuttig zijn als u een voorstel wilt delen of specifieke details wilt bevestigen voordat de definitieve factuur wordt uitgegeven. Het is niet verplicht, vereist geen actie van uw klant, en heeft geen boekhoudkundige impact.
💻 Om dit te doen, klikt u op Concept verzenden onderaan het computerscherm, voer dan het e-mailadres van uw klant in, pas uw bericht aan en klik op E-mail verzenden. Als u het liever via een ander kanaal deelt, klikt u op de knop De link delen en kopieert u de link naar uw klembord.
📲 Vanuit de mobiele app, selecteer de drie kleine stippen (rechtsboven), dan Cencept verzenden. Kies vervolgens het kanaal waarlangs u het wilt verzenden en pas uw bericht aan.