La fonctionnalité Note de frais est disponible par défaut dans les forfaits Business et Enterprise. À partir du 01/10, cette fonctionnalité est également disponible pour ceux qui passent aux forfaits Smart, Premium et Essential selon la nouvelle grille tarifaire (plus de détails ici).
Note de frais permet à tous les membres de l'équipe de soumettre des remboursements pour toute dépense professionnelle payée avec des fonds personnels. Les demandes de remboursement peuvent être approuvées par le Titulaire, les Admins et les Gestionnaires disposant des permissions de virement.
Comment suis-je informé qu'une demande de note de frais a été soumise ?
Les rôles Titulaire, Admins et Gestionnaires ayant les permissions de virement activées reçoivent un e-mail et une notification mobile dès qu'une demande a été soumise.
Pour en savoir plus, consultez comment personnaliser les notifications Qonto.
Comment puis-je approuver ou refuser une demande de note de frais ?
Vous pouvez examiner une demande de note de frais soit depuis Tâches > Demandes d'approbation, soit depuis la section dédiée Dépenses > Notes de frais.
Depuis Tâches
- Dans l'onglet À approuver, sélectionnez une demande de note de frais
- En cliquant sur celle-ci, vous verrez le détail et 3 options :
- Payer par virement — cette option remboursera instantanément l'employé pour sa dépense personnelle sur l'IBAN qu'il a renseigné lors de la soumission de la demande
- Demander des modifications — vous pouvez renvoyer la demande au demandeur pour qu'il modifie les informations avant de la soumettre à nouveau
- Refuser (en cliquant sur les trois points) — vous devrez rédiger un motif de refus
Depuis Notes de frais
- Dans l'onglet À payer, sélectionnez la demande de note de frais que vous souhaitez examiner
- En cliquant sur celle-ci, vous aurez les mêmes options que celles expliquées ci-dessus depuis Tâches
💡 Bon à savoir : depuis la section Notes de frais, vous avez la possibilité d'approuver et de payer en masse les demandes de notes de frais.
Une fois la demande de note de frais approuvée, le demandeur recevra un remboursement instantané.
💡 Bon à savoir : si vous souhaitez configurer un circuit d'approbation personnalisé pour les notes de frais, vous pouvez en savoir plus ici.
En tant que Titulaire, Admin ou Gestionnaire disposant des permissions de virement, comment me faire rembourser une dépense que j'ai payée avec mon propre argent ?
Pour se faire rembourser une dépense professionnelle, le Titulaire, les Admins, ou les Gestionnaires disposant des permissions de virement peuvent suivre la même procédure que ci-dessus en approuvant leurs propres soumissions. Ils recevront alors le remboursement via un virement instantané.
Pour être remboursé plus rapidement, le Titulaire, l'Admin, ou le Gestionnaire disposant des permissions de virement peut envoyer un virement instantané en activant le curseur Virement bancaire instantané.