Déléguer la gestion des factures fournisseurs permet à votre équipe de prendre en charge la collecte, la vérification et le paiement des factures, réduisant ainsi les points de blocage pour les Titulaires et les Admins.
Les Employés ont automatiquement accès à l'import de factures et à la soumission de demandes de paiement, et les Gestionnaires peuvent recevoir des permissions plus étendues pour vérifier, modifier et payer les factures au nom de l'entreprise ou de leur équipe.
Disponible sur 💻 web et 📱 mobile pour tous les forfaits.
Pour plus d'informations sur le rôle à attribuer à votre membre d'équipe, consultez « Quels sont les différents rôles disponibles ? »
Que puis-je déléguer aux Employés ?
Tous les Employés ont automatiquement accès à la section Factures fournisseurs, quel que soit le forfait.
Les Employés peuvent :
- Importer des factures
- Modifier les détails de facture, mais uniquement pour les factures qu'ils ont eux-mêmes importées
- Créer des demandes de paiement, envoyées pour approbation à un Titulaire, un Admin, ou un Gestionnaire autorisé
☝️ Les Employés ne peuvent voir que leurs propres factures, ils n'ont pas de visibilité sur la liste complète des factures de l'entreprise.
Que puis-je déléguer aux Gestionnaires ?
Les Gestionnaires doivent recevoir la permission Gérer les factures fournisseurs. Leur périmètre déterminera ce qu'ils peuvent voir et sur quoi ils peuvent agir :
- Gestionnaire à portée équipe : peut voir, modifier, importer et payer les factures les concernant eux et les membres de leur équipe
- Gestionnaire à portée entreprise : peut voir, modifier, importer et payer les factures de toute l'entreprise
Lorsque Gérer les factures fournisseurs est activée, un Gestionnaire peut effectuer les actions suivantes :
Sur 💻 web et 📱 mobile :
- Importer des factures via Drive, glisser-déposer, ou import en masse
- Voir, télécharger et supprimer les factures dans leur périmètre
- Modifier les informations de facture scannées par Qonto (par exemple, IBAN, nom du fournisseur) et ajouter les détails manquants pour préparer le paiement
- Demander un paiement pour les factures en euros lorsqu'ils n'ont pas la permission de virement, que la facture dépasse leurs limites, ou que la politique de double validation à 4 yeux est active — la demande est envoyée à un Titulaire, un Admin, ou un Gestionnaire autorisé pour approbation
Sur 💻 web uniquement :
- Marquer les factures comme payées et les associer à une transaction existante
Lorsque Effectuer des virements et des remboursements est également activée, le Gestionnaire peut en plus :
- Payer directement les factures fournisseurs par virement, jusqu'à ses limites mensuelles ou par virement
- Approuver les demandes de paiement soumises par les membres de son équipe
⚠️ Si des limites de virement sont définies, les virements dépassant ces limites nécessiteront une approbation d'un Titulaire, d'un Admin, ou d'un Gestionnaire autorisé. Si la politique de double validation à 4 yeux est active, la personne qui prépare une facture ne peut pas être la même que celle qui exécute le paiement. Pour plus de détails, consultez Comment configurer le principe de double validation pour les paiements ?
Comment configurer ou mettre à jour les permissions de facture fournisseur d'un Gestionnaire ?
Toutes les modifications de permissions se font depuis le même endroit, que vous intégriez un nouveau Gestionnaire ou que vous mettiez à jour un Gestionnaire existant :
- Allez dans Gestion des utilisateurs, Accès utilisateur
- Sélectionnez le Gestionnaire que vous souhaitez mettre à jour (ou cliquez sur Inviter un membre d'équipe pour en ajouter un nouveau et sélectionnez Gestionnaire ou Gestionnaire Avancé comme rôle)
- Définissez son Type d'accès sur Équipe ou Toute l'entreprise, selon la visibilité de factures que vous souhaitez lui accorder
- Activez Gérer les factures fournisseurs pour lui donner accès à la visualisation, la modification, l'import et la demande de paiement des factures dans son périmètre
- Activez Effectuer des virements et des remboursements pour lui permettre également de payer directement les factures et d'approuver les demandes de paiement de son équipe
- Cliquez sur Confirmer pour enregistrer les modifications
Comment révoquer l'accès d'un Gestionnaire aux Factures fournisseurs ?
- Allez dans Gestion des utilisateurs, Accès utilisateur
- Sélectionnez le Gestionnaire dont vous souhaitez mettre à jour les permissions
- Désactivez Gérer les factures fournisseurs pour supprimer son accès à la section Factures fournisseurs
- Facultatif : désactivez également Effectuer des virements et des remboursements si vous souhaitez aussi supprimer sa capacité à payer des factures ou approuver des demandes de paiement
- Cliquez sur Confirmer pour appliquer les modifications