Avec Qonto, vous pouvez facilement suivre le statut de vos factures clients et les associer à leur transaction correspondante lorsque vous les marquez comme payées.
Ce processus permet de maintenir vos livres exacts et de gagner du temps sur votre comptabilité.
Vous pouvez associer les factures clients et les transactions automatiquement ou manuellement. Lisez la suite pour apprendre comment utiliser chacune de ces méthodes.
Comment puis-je associer automatiquement les factures et les transactions entrantes ?
Qonto peut marquer comme payée et automatiquement associer votre facture à une transaction entrante, si le virement bancaire correspondant contient au moins une des deux informations suivantes dans le champ de référence :
- Numéro de référence : il peut facilement être trouvé en bas de la facture elle-même
- Numéro de facture : affiché en haut de votre facture.
Nous vous recommandons de dire à vos clients de les inclure dans les virements bancaires.
💡 Si vous choisissez l'option 2 : vos factures doivent suivre un certain modèle détaillé dans cet article.
Veuillez noter qu' une facture ne peut être automatiquement associée que si elle est entièrement payée. En cas de paiements multiples, vous devez les associer manuellement et les marquer comme payées. Voir ci-dessous comment associer manuellement plusieurs paiements.
☝️ Important en cas de comptes multiples : Pour que le paiement soit rapproché avec la facture, votre client doit effectuer le virement vers l'IBAN indiqué sur la facture.
Comment puis-je associer manuellement mes factures aux transactions entrantes ?
Vous pouvez également marquer manuellement les factures comme payées et les associer à une transaction entrante.
Ceci est utile si votre client paie la facture en plusieurs versements ou si vous n'êtes pas payé par virement bancaire.
💡 L'association manuelle est disponible via l'application web et mobile.
Depuis la section Factures, accédez à Factures Clients et cliquez sur la facture que vous voulez associer à une transaction entrante.
La facture s'affichera et depuis le panneau latéral, cliquez sur Marquer comme payée.
Il est maintenant temps d'associer la facture à la transaction en :
- Sélectionnant la transaction correspondante parmi celles recommandées
- Si vous ne voyez pas vos paiements, tapez le nom du client, la référence, ou le montant dans la barre de recherche
Si le client vous a payé en dehors de Qonto ou en espèces, vous pouvez cliquer sur "Avez-vous été payé en dehors de Qonto ?" puis saisir la date de paiement.
Que puis-je faire si j'ai plusieurs paiements à associer à la même facture ?
Une facture pourrait être payée avec plus d'une transaction. Si c'est votre cas, vous pouvez associer différentes transactions à la même facture.
Sélectionnez la facture, cliquez sur le bouton + et suivez les instructions ci-dessus.
Que puis-je faire si je veux supprimer le paiement associé ?
Dans le cas où vous voulez supprimer un paiement précédemment associé (automatiquement ou manuellement) à l'une de vos factures, vous pouvez facilement le faire en cliquant sur le bouton X à côté de la transaction associée.
Si toutes les transactions associées sont supprimées, le statut de la facture reviendra à À payer.