Blijf op de hoogte van de uitgavencompliance van uw team met automatische kaartblokkering wanneer bonnetjes ontbreken. Met deze functie kunnen Rekeninghouders en Admins regels instellen die teamleden herinneren om hun bonnetjes toe te voegen, en automatisch hun kaarten blokkeren als er te veel bonnetjes ontbreken.
Tot de nieuwe tariefaanbieding wordt uitgerold in oktober 2026, blijft deze functie beschikbaar via de huidige module Teamuitgaven voor Team-abonnementen. Vanaf oktober 2026 zal ze beschikbaar zijn via de module Teamuitgavenbeheer, voor Team-abonnementen.
Deze functie is beschikbaar op 💻 computer en 📱 mobiel voor de volgende rollen:
- Admin en Rekeninghouder: kunnen de blokkeringsregels instellen en beheren
- Kaarthouders: zijn onderworpen aan de regels indien ze erin zijn opgenomen
💡 Goed om te weten: Wanneer de functie is geactiveerd, houdt ze enkel de ontbrekende bonnetjes bij vanaf dat moment - ze werkt niet retroactief.
Hoe kan ik de regels voor ontbrekende bonnetjes instellen?
Ga rechtstreeks naar de sectie regels voor ontbrekende bonnetjes in het menu instellingen:
- Vanaf de webapplicatie: Instellingen - Regels voor ontbrekende bonnetjes
- Vanaf de mobiele app: Menu - Instellingen - Regels voor ontbrekende bonnetjes
Stel regels in om bonnetjes op te volgen en uw team te herinneren deze op tijd toe te voegen, via de volgende stappen:
- Stuur een wekelijkse herinnering naar alle teamleden: elke maandag ontvangen alle teamleden die een bonnetje aan hun transacties moeten toevoegen een herinnering om dit te doen.
- Stuur een wekelijks overzicht naar Admins: elke vrijdag ontvangen alle Admins van de rekening de lijst met transacties waarvoor nog bonnetjes ontbreken.
-
Blokkeer automatisch kaarten bij ontbrekende bonnetjes. De kaarten van teamleden worden geblokkeerd als ze hun transactiebonnetjes niet op tijd toevoegen. U kunt personaliseren:
- Markeer bonnetjes als laat na [X] dagen: het aantal dagen dat kan verstrijken na een transactie zonder bonnetje voordat deze als "laat" (ontbrekend) wordt gemarkeerd.
- Blokkeer kaarten na [X] late bonnetjes: het aantal late bonnetjes dat een teamlid kan verzamelen voordat zijn/haar kaart automatisch wordt geblokkeerd.
ℹ️ Teamleden en Admins worden gewaarschuwd wanneer de limiet nadert.
U heeft de keuze om deze regels toe te passen op:
- Alle teamleden met een kaart, of
- Een of meerdere specifiek geselecteerde personen
Daarnaast kunt u Automatisch toepassen op kaarten van nieuwe teamleden activeren om toekomstige kaarthouders in deze regels op te nemen.
Hoe word ik verwittigd als ik in de regels ben opgenomen?
U ontvangt een e-mail en een pushmelding. Afhankelijk van uw situatie luidt het bericht:
- "Zorg ervoor dat u altijd de bonnetjes van uw transacties uploadt om te voorkomen dat uw kaart wordt geblokkeerd. Raadpleeg de bonnetjesregels"
- "Uw kaart werd geblokkeerd omdat u de limiet van X late bonnetjes, vastgelegd door de bonnetjesregels, heeft bereikt. Om ze te deblokkeren, upload bonnetjes of neem contact op met een Admin."
- "U heeft X transacties met late bonnetjes. Als u X bereikt, wordt uw kaart geblokkeerd volgens de bonnetjesregels."
Hoe kan ik weten of mijn kaart geblokkeerd zal worden?
U ontvangt een e-mail en een pushmelding als de regels zijn ingesteld door de rekeninghouder of admin van de rekening.
- 3 dagen voor de kaartblokkering
- 1 dag voor de kaartblokkering
- Wanneer de kaart wordt geblokkeerd
Hoe kan ik mijn kaarten deblokkeren?
Er zijn twee opties beschikbaar:
- Vraag uw Admin/Rekeninghouder om een tijdelijke deblokkering (enkele minuten/uren)
- Upload de ontbrekende late bonnetjes (de kaart wordt gedeblokkeerd na verwerking)
Hoe kan ik controleren welke transacties geen bonnetje hebben?
U kunt deze terugvinden via zowel de mobiele app als de webapplicatie:
- Mobiele app: ga naar Transacties → selecteer de filter Ontbrekende bijlagen om alle transacties met een ontbrekend bonnetje te zien.
- Webapplicatie: ga naar Zakelijke rekening → Transacties, selecteer dan de filter Bijlage en vink Ontbrekend aan om alle transacties met een ontbrekend bonnetje te zien.