Hoe werkt de Gmail-integratie?

Verbind je Gmail-account met Qonto, en we zullen automatisch facturen en bonnen uit je inbox ophalen en deze direct in je account importeren. Geen handmatig downloaden of uploaden vereist—je facturen verschijnen automatisch in Qonto, wat je waardevolle tijd bespaart.

Deze functie is beschikbaar op alle abonnementen voor Eigenaren, Adbeheerders en Boekhouders via de webapplicatie.

Hoeveel Gmail-integraties zijn er beschikbaar?

Qonto biedt twee afzonderlijke Gmail-integraties aan, die zich elk richten op een ander type document:

Je kunt één of beide integraties installeren, afhankelijk van je behoeften.

Hoe verbind ik mijn Gmail-account met Qonto?

Vanuit de sectie Facturen:

• Ga naar Leveranciersfacturen
• Klik op Gmail koppelen of Facturen importeren
• Klik op Verbinden en verifieer je Gmail-account via de beveiligde OAuth-flow van Google
• Geef Qonto toestemming om e-mails te openen die relevante documenten bevatten

Vanuit ⚙️ Instellingen > Integraties & Partnerschappen:

• Zoek naar Gmail - Automatische import van facturen & bonnen of Gmail - Automatische import van leveranciersfacturen
• Selecteer de integratie die je wilt en klik op installeren
• Verifieer je Gmail-account via de beveiligde OAuth-flow van Google
• Geef Qonto toestemming om e-mails te openen die relevante documenten bevatten

Kan ik documenten uit het verleden importeren vanuit mijn Gmail?

• Ja! Kies een startdatum (tot 90 dagen in het verleden) vanaf wanneer Qonto moet beginnen met het ophalen van documenten

• Qonto scant je inbox vanaf die datum om relevante e-mails te identificeren

   

Kan ik eerdere facturen uit mijn Gmail importeren?

• Ja! Kies een startdatum (tot 90 dagen in het verleden) vanaf wanneer Qonto moet beginnen met het ophalen van documenten

• Qonto scant je inbox vanaf die datum om e-mails te identificeren die leveranciersfacturen en bonnen bevatten

   

Wat gebeurt er nadat ik mijn Gmail-account heb gekoppeld?

• Om de drie uur controleert Qonto automatisch je Gmail-inbox op nieuwe e-mails die mogelijk relevante documenten bevatten
• Wanneer in aanmerking komende documenten worden gevonden, worden deze automatisch geëxtraheerd en geïmporteerd in je Qonto-account

• Documenten verschijnen in de relevante sectie van je Qonto-app zonder dat er actie van jouw kant vereist is

   

Welke e-mails worden door elke integratie gescand?

Beide integraties scannen alleen e-mails die zich in je inbox bevinden, binnen het geconfigureerde datumbereik. E-mails in je prullenbak, spam of verzonden mappen worden nooit gescand.

Om je privacy te beschermen, scant Qonto niet al je e-mails — alleen de e-mails die waarschijnlijk een relevant document bevatten. Elke integratie zoekt naar e-mails met een bijlage en waarvan de onderwerpregel of de bestandsnaam van de bijlage trefwoorden bevat die gerelateerd zijn aan het type document:

• De Leveranciersfactuur-integratie zoekt naar trefwoorden gerelateerd aan facturen en creditnota's (bijv. "invoice", "facture", "rechnung"…)
• De Factuur & Bon-integratie zoekt naar trefwoorden gerelateerd aan bonnen (bijv. "receipt", "quittance", "recibo"…)

Trefwoorden worden gecontroleerd in de talen die door Qonto worden ondersteund.

Welke bestanden worden uit elke e-mail geïmporteerd?

Ongeacht welke integratie je gebruikt, Qonto past dezelfde regels toe bij het beslissen welke bestanden uit een relevante e-mail worden geïmporteerd:

• Ondersteunde bestandstypen: PDF, JPG, JPEG en PNG
• Alleen echte bestandsbijlagen worden geïmporteerd. Afbeeldingen die zijn ingebed of inline worden weergegeven in de e-mail — zoals bedrijfslogo's, e-mailhandtekeningen, banners of marketingafbeeldingen — worden niet geïmporteerd, zelfs niet als ze het juiste bestandstype hebben.
• Duplicaatpreventie: Als een bijlage al is geïmporteerd, wordt deze niet opnieuw geïmporteerd.

💡 Tip: Om er zeker van te zijn dat je documenten worden opgepikt, kun je je leveranciers of partners vragen om bestanden als bestandsbijlage te verzenden (niet ingebed in de tekst van de e-mail).

Specifiek voor de integratie van leveranciersfacturen:

• Bijlagen waarvan de bestandsnaam een trefwoord bevat dat gerelateerd is aan een bon (bijv. "receipt", "quittance", "recibo"…) worden automatisch uitgesloten, zelfs als ze zijn bijgevoegd bij een e-mail die verder wel aan de criteria voldoet. Deze integratie richt zich uitsluitend op facturen en creditnota's.

Dat is alles! Je documenten worden nu automatisch gesynchroniseerd van Gmail naar Qonto. Voor extra ondersteuning kun je altijd contact opnemen met ons team: support@qonto.com