In dit artikel
Wat is mijn rol als Manager in de Budgetten functie op Qonto?
Hoe krijg ik toegang tot de Budgetten functie?
Hoe kan ik de uitgaven van mijn team volgen?
Hoe worden de transacties van mijn team toegewezen aan een budget?
Hoe kan ik handmatig een transactie herverdelen naar een ander of geen budget?
Kan ik het budget van het team aanpassen?
Wat moet ik doen als ons team dicht bij het overschrijden van het budget is?
Hoe kan ik het toegewezen budget effectief beheren?
Deze functie is beschikbaar in de Debiteuren en Kosten- en uitgavenbeheer add-ons.
Wat is mijn rol als Manager in de Budgetten functie op Qonto?
Als Manager bent u verantwoordelijk voor het toezicht op een specifiek budget dat aan uw team is toegewezen door de rekeninghouder. Uw rol is ervoor te zorgen dat het team binnen het budget blijft, terwijl noodzakelijke zakelijke transacties worden uitgevoerd.
Hoe krijg ik toegang tot de Budgetten functie?
U kunt de Budgetten functie openen vanuit de Teamuitgaven sectie via de webapplicatie en vanuit de Meer sectie op uw telefoon. Houd er echter rekening mee dat alleen de budgetten die aan u door de rekeninghouder zijn toegewezen zichtbaar zullen zijn.
Hoe kan ik de uitgaven van mijn team volgen?
De Budgetten functie biedt realtime-updates over de uitgaven van uw team. Elke keer dat een teamlid een transactie doet met hun Qonto-kaart, wordt de uitgave automatisch afgetrokken van het team budget. U kunt deze transacties en het resterende budget bekijken in de Budgetten sectie.
Hoe worden de transacties van mijn team toegewezen aan een budget?
Zodra een budget is aangemaakt voor een bepaald team, worden de volgende transacties automatisch toegewezen aan een budget:
-
Overschrijving geïnitieerd door een lid van het team
-
Qonto kaartbetaling gedaan door een lid van het team
-
Onkostendeclaratie aangevraagd door een lid van het team
Elke transactie wordt toegewezen aan de budgetperiode die overeenkomt met wanneer de transactie succesvol is uitgevoerd. Let op dat transacties handmatig achteraf kunnen worden herverdeeld naar budgetten.
Hoe kan ik handmatig een transactie herverdelen naar een ander of geen budget?
Als Manager heeft u alleen toestemming om het budget dat aan het team waartoe u behoort is toegewezen te volgen en te beheren. Zo kunt u individuele transacties handmatig herverdelen of ze uit al uw budgetten verwijderen door naar de transactiedetails in de Transacties secties te gaan.
Om dit te doen, selecteert u de transactie die u wilt herverdelen. Vervolgens gaat u dieper in op de transactiedetails en gaat u naar de budget sectie. Van daaruit kunt u het nieuwe budget selecteren dat u aan deze transactie wilt koppelen.
U kunt dit artikel bekijken over wat de eigenaar en beheerders kunnen doen met betrekking tot herverdeling.
Kan ik het budget van het team aanpassen?
Als Manager kunt u het budget niet direct aanpassen. Alleen de rekeninghouder en Admins hebben de bevoegdheid om budgetten te maken en aan te passen. Als u denkt dat het budget moet worden verhoogd of verlaagd, bespreek dit dan met de rekeninghouder of beheerders die verantwoordelijk zijn voor Financiën in uw bedrijf 👍
Wat moet ik doen als ons team dicht bij het overschrijden van het budget is?
Als uw team dicht bij het overschrijden van zijn budget is, is het cruciaal om dit te communiceren met uw teamleden. Moedig zorgvuldig uitgeven aan en beoordeel de noodzaak van aankomende uitgaven. Bespreek indien nodig met de rekeninghouder over het aanpassen van het budget. Maar maak u geen zorgen, in geen geval zal het bereiken van uw budgetlimiet of het overschrijden ervan toekomstige betalingen blokkeren.
Hoe kan ik het toegewezen budget effectief beheren?
Hier zijn enkele tips voor het effectief beheren van het budget van uw team:
-
Regelmatig uitgaven monitoren: Houd het uitgavengedrag van uw team in de gaten en zorg ervoor dat alle transacties noodzakelijk zijn en in lijn met zakelijke doelstellingen.
-
Effectief communiceren: Houd uw team op de hoogte van de budgetstatus en moedig verantwoord uitgeven aan.
-
Vooruit plannen: Anticipeer op grote uitgaven en plan ze in uw budget om verrassingen te voorkomen.
-
Budgetwijzigingen bespreken: Als u denkt dat het budget moet worden aangepast, aarzel dan niet om dit te communiceren aan de rekeninghouder of CFO.
-
Blijf alert met meldingen: Standaard ontvangen budgethouders pushmeldingen en e-mails:
-
Wanneer de uitgaven 80% van het begrote bedrag bereiken.
-
Wanneer de uitgaven 100% van het begrote bedrag bereiken.
Deze meldingsinstellingen kunnen worden aangepast binnen de Qonto applicatie-instellingen. Alert blijven met meldingen kan u helpen tijdig actie te ondernemen en uw budget effectiever te beheren.
-