De functie Onkostenvergoeding is standaard beschikbaar in het Smart-, Premium-, Essential-, Business- en Enterprise-abonnement.
Met Onkostenvergoeding kunnen teamleden een terugbetaling aanvragen voor zakelijke uitgaven die met persoonlijke middelen zijn betaald. Zodra het verzoek is goedgekeurd, ontvangt u een instantoverschrijving rechtstreeks op uw persoonlijke rekening.
Dit is toegankelijk via zowel 💻 web als 📱 mobiel. Onkostenvergoeding -verzoeken kunnen worden goedgekeurd door Owners, Admins en Managers met geactiveerde toestemming voor overschrijvingen.
Owners, Admins en Managers met toestemming voor overschrijvingen kunnen ook hun eigen verzoeken goedkeuren en terugbetalen.
Wat heeft u nodig om een verzoek voor Onkostenvergoeding in te dienen?
Zorg dat u het volgende gereed heeft voordat u het verzoek indient:
- Bonnetje van de uitgave — Digitale bonnetjes die naar Qonto worden geüpload, hebben dezelfde juridische waarde als het papieren exemplaar (bewijswaarde). Dit betekent dat uw organisatie het papieren bonnetje niet langer moet bewaren.
- Bedrag van de uitgave — Het bedrag en de btw worden automatisch ingevuld met behulp van OCR (Optical Character Recognition, tekstherkenning). U kunt het bedrag ook handmatig invoeren of aanpassen indien nodig.
- Beschrijving van de uitgave — Geef context over de uitgave voor uw Admin of Manager.
- Persoonlijke IBAN — Vereist om de terugbetaling te ontvangen. U kunt uw IBAN rechtstreeks toevoegen bij het indienen van het verzoek, of deze vooraf opslaan in uw persoonlijke profiel.
Hoe kan ik een verzoek voor Onkostenvergoeding indienen?
Op 💻 web:
- Ga naar Uitgaven > Onkostendeclaraties
- Klik op Onkostendeclaratie aanmaken en selecteer het type uitgave dat u terugbetaald wilt krijgen
- Upload het bonnetje door het bestand te verslepen, of klik op de uploadzone om het vanaf uw computer te selecteren
- Vul het Bedrag van de uitgave in, voeg een Beschrijving toe, en voer uw IBAN in als u deze nog niet aan uw profiel heeft toegevoegd
Op 📱 mobiel:
- Ga in het Menu naar de sectie Teamuitgaven
- Tik op Onkostendeclaraties, en klik vervolgens op de + rechtsboven
- Selecteer het type uitgave dat u terugbetaald wilt krijgen
- Upload het bonnetje door een foto te maken, te kiezen uit uw fotobibliotheek, of te selecteren uit uw bestanden
- Vul het bedrag van de uitgave in, voeg een beschrijving toe, en voer uw IBAN in als u deze nog niet aan uw profiel heeft toegevoegd
Hoe kan ik de status van mijn verzoek bekijken?
U kunt de status van uw verzoek op elk moment volgen in de sectie Verzoeken.
- Indien goedgekeurd: ontvangt u een instantoverschrijving naar de IBAN die u in uw verzoek heeft opgegeven
- Indien afgewezen: ontvangt u een e-mail en een melding in de app met de reden die door de goedkeurder is opgegeven; u kunt de reden ook bekijken door direct op het verzoek te klikken
- Als er wijzigingen worden gevraagd: ontvangt u een melding met het verzoek om uw declaratie aan te passen; de declaratie krijgt weer de status Concept, waar u de gevraagde wijzigingen direct kunt doorvoeren