Voor een optimaal beheer van digitale bonnetjes en leveranciersfacturen kunt u deze rechtstreeks per e-mail doorsturen naar Qonto. Wij koppelen ze automatisch aan de bijbehorende transacties in de applicatie, zodat u ze niet meer handmatig hoeft toe te voegen.
Deze slimme routering zorgt ervoor dat uw documenten precies op de juiste plek terechtkomen, voor een eenvoudigere en beter georganiseerde workflow.
☝️ Deze functie is beschikbaar voor alle abonnementen en uitsluitend voor uitgaande betalingen.
Wat met papieren bonnetjes? Als ze na december 2020 zijn geüpload in uw Qonto-applicatie, kunnen ze worden opgeslagen en gecertificeerd met dezelfde wettelijke waarde als uw gedigitaliseerde bonnetjes. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.
Hoe werkt het?
Wanneer een leverancier u een factuur of bonnetje per e-mail stuurt, kunt u dit rechtstreeks doorsturen naar de unieke Qonto e-mailadressen van uw bedrijf.
U vindt deze adressen in uw Qonto-webapplicatie, onder Instellingen > Aanpassing van hulpmiddelen > Bonnetjes doorsturen. U beschikt over twee e-mailadressen voor het doorsturen van documenten:
-
Eén voor het doorsturen van bonnetjes te koppelen aan transacties (formaat: receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com).
- Te gebruiken voor: Bonnetjes en onkostennota's te koppelen aan bestaande transacties
- Waar naartoe: Automatisch gekoppeld aan de bijbehorende transactie waar mogelijk, of in de sectie Documentbeoordeling waar koppelingsuggesties worden aangeboden
- Ideaal voor: Dagelijkse bonnetjes, onkostennota's, transactiebewijzen
-
Eén voor te betalen facturen (formaat: pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com)
- Te gebruiken voor: Te betalen leveranciersfacturen
- Waar naartoe: Rechtstreeks naar uw sectie Leveranciersfacturen, klaar om te verwerken voor betaling
- Ideaal voor: Te betalen facturen, leveranciersfacturen, betalingsverzoeken
- Snelle toegang: U kunt dit e-mailadres ook rechtstreeks terugvinden in de sectie Leveranciersfacturen
Ons algoritme detecteert deze informatie automatisch en koppelt het bonnetje aan de bijbehorende transactie. Het verschijnt dan als bij toverslag in uw Qonto-applicatie! Als bonus wordt de btw automatisch gedetecteerd en toegepast op de transactie in Qonto 😉
Voor bonnetjes in de hoofdtekst van de e-mail (zoals een Uber-reçu) zetten we deze om naar PDF en koppelen ze aan de transactie.
Wat zijn de stappen na het doorsturen van een bonnetje naar Qonto per e-mail?
Wanneer u een factuur doorstuurt naar pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com:
- Qonto verwerkt de factuur en extraheert de betalingsinformatie (bedrag, leverancier, vervaldatum, enz.)
-
De factuur verschijnt in Leveranciersfacturen:
- De factuur komt rechtstreeks in uw sectie Leveranciersfacturen terecht, klaar om te verwerken
- Alle geëxtraheerde informatie is vooraf ingevuld voor u
-
U kunt dan:
- Onmiddellijk betalen — Betaling verwerken zonder te wachten
- Betaling plannen — Een latere betaaldatum instellen (handig voor het beheren van vervaldatums)
- Een betalingsverzoek aanmaken — Validatie aanvragen vóór de betaling
💡 Uw facturen zijn georganiseerd en klaar om in enkele seconden te betalen, met volledige flexibiliteit over de datum en het validatieproces.