Cette fonctionnalité est disponible avec le module complémentaire Gestion des Dépenses & Achats.
Seuls les rôles Titulaires et Administrateurs peuvent créer et gérer des budgets sur Qonto. Si vous êtes un Gestionnaire en charge d'un budget, consultez cet article.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Budget sur Qonto ?
Depuis la section Dépenses d'Équipe ou Plus depuis un téléphone, vous pouvez :
- Créer un budget et l'assigner à une équipe
- Suivre les dépenses liées à ce budget en temps réel
-
Confier le suivi à un collaborateur avec le rôle Gestionnaire sur Qonto.
👆 Bon à savoir
Jusqu'à un budget peut être créé par équipe. Cependant, il est possible d'inclure deux périodes de 12 mois chacune dans le même budget, qui peuvent se chevaucher entre l' année en cours et l'année suivante. De plus, un budget peut être établi jusqu'à 12 mois à l'avance, offrant une flexibilité de planification. La périodicité de ce budget peut être mensuelle ou globale, c'est-à-dire couvrant toute la période en question.
Comment créer et assigner un nouveau budget ?
Disponible uniquement depuis un ordinateur 🖥️
Créez et allouez un nouveau budget en quelques clics :
- Accédez à la section Dépenses d'équipe et cliquez sur Budgets
- Cliquez sur Créer un budget dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez une équipe existante et nommez un gestionnaire (rôle Gestionnaire) ou créez une nouvelle équipe en cliquant sur Créer une équipe.
- Définissez la période du budget et saisissez le montant total ou mensuel du budget.
- Enfin, cliquez sur Continuer pour finaliser la création de votre budget d'équipe.
Comment apporter des modifications à un Budget après sa création ?
Disponible uniquement depuis un ordinateur 🖥️
Vous pouvez changer la période et le montant de votre Budget à tout moment.
- Accédez à Dépenses d'Équipe > Budgets.
- Cliquez sur le Budget que vous souhaitez modifier, puis sur Modifier le budget dans le coin supérieur droit.
- Choisissez une nouvelle période ou un nouveau montant. À cette étape, vous pouvez également ajouter une nouvelle période de budget.
-
Finalisez vos changements en cliquant sur Enregistrer.
👆 Bon à savoir
Il n'est pas possible de changer la fréquence du budget (de mensuelle à globale ou de globale à mensuelle). Si vous souhaitez le faire, vous devez supprimer le budget actuel et en créer un nouveau avec la nouvelle fréquence. Vous devez également réallouer manuellement les dépenses déjà engagées par votre équipe au nouveau budget, si nécessaire.
Comment archiver un budget après sa création ?
Disponible uniquement depuis un ordinateur 🖥️
- Depuis la section Dépenses d'Équipe > Budgets, cliquez sur le Budget que vous souhaitez archiver.
-
Cliquez sur Archiver dans le coin supérieur droit.
👆 Bon à savoir
Archiver un budget est une action permanente. Toutes les données relatives à ce budget ne peuvent pas être récupérées une fois le budget archivé.
Comment réallouer manuellement une transaction à un autre budget ou à aucun budget ?
Chaque transaction individuelle peut être assignée à un budget après la dépense ou réallouée d'un budget à un autre.
- Accédez à la section Compte professionnel > Transactions
- Cliquez sur la transaction que vous souhaitez assigner ou réassigner.
-
Dans les détails de la transaction, allez dans la section Budget et choisissez le budget correspondant.
👆 Bon à savoir
Seuls les Titulaires de Compte ou les rôles Administrateurs peuvent assigner ou réassigner une transaction à n'importe quel budget. Les Gestionnaires ne peuvent réassigner des transactions qu'aux budgets auxquels ils ont été préalablement assignés.
Comment fonctionne le suivi en temps réel des dépenses d'équipe ?
Dès qu'un membre d'équipe effectue une transaction avec sa carte Qonto ou via un virement, la dépense est automatiquement déduite du budget de l'équipe. Vous pouvez voir les transactions d'un budget et le montant alloué restant simplement en cliquant sur le budget correspondant dans la section Budget. Vous pouvez ensuite naviguer par période pour plus de détails.
Nos conseils pour tirer le meilleur parti des Budgets sur Qonto
Restez en contact
Communiquez efficacement avec vos équipes. Tenez-les informées des progrès de leur budget et impliquez-les activement dans la gestion des finances de votre entreprise.
Déléguez avec le rôle Gestionnaire
Appuyez-vous sur le rôle Gestionnaire. Allouez un budget puis confiez son suivi à un chef d'équipe ou collègue de confiance. Vous gardez le contrôle, sans les tracas administratifs qui vous ralentissent.
Analysez vos dépenses en profondeur
Avec le suivi en temps réel des Budgets sur Qonto, gardez un œil sur vos dépenses, tendances, et domaines où vous pourriez optimiser les coûts. Pour que vos futurs budgets soient aussi précis et réalistes que possible.