La fonctionnalité Remboursement de note de frais est disponible par défaut dans les forfaits Smart, Premium, Essential, Business et Enterprise.
Le remboursement de note de frais permet aux membres de l'équipe de soumettre des demandes de remboursement pour toute dépense professionnelle payée avec des fonds personnels. Une fois approuvée, vous recevez un virement instantané directement sur votre compte bancaire personnel.
Cette fonctionnalité est accessible aussi bien sur 💻 web que sur 📱 mobile. Les demandes de remboursement de note de frais peuvent être approuvées par les Titulaires, Admins et Managers ayant les permissions de virement activées.
Les Titulaires, Admins et Managers disposant des permissions de virement peuvent également approuver et rembourser leurs propres demandes.
De quoi ai-je besoin pour soumettre une demande de remboursement de note de frais ?
Assurez-vous d'avoir les éléments suivants avant de soumettre votre demande :
- Justificatif de la dépense — Les justificatifs numériques téléchargés sur Qonto ont la même valeur légale que leur équivalent papier (valeur probante). Cela signifie que votre organisation n'a plus besoin de conserver le justificatif papier.
- Montant de la dépense — Le montant et la TVA sont remplis automatiquement grâce à l'OCR (reconnaissance optique de caractères). Vous pouvez également saisir ou modifier le montant manuellement si nécessaire.
- Description de la dépense — Fournissez un contexte sur la dépense pour votre Admin ou Manager.
- IBAN personnel — Requis pour recevoir le virement de remboursement. Vous pouvez ajouter votre IBAN directement lors de la soumission de la demande, ou l'enregistrer au préalable dans votre profil personnel.
Comment puis-je soumettre une demande de remboursement de note de frais ?
Sur 💻 web :
- Allez dans Dépenses > Notes de frais
- Cliquez sur Créer une note de frais et sélectionnez le type de dépense à rembourser
- Téléchargez le justificatif de la dépense en le glissant-déposant, ou en cliquant sur la zone de téléchargement pour le sélectionner depuis votre ordinateur
- Renseignez le Montant de la dépense, ajoutez une Description, et saisissez votre IBAN si vous ne l'avez pas encore enregistré dans votre profil
Sur 📱 mobile :
- Dans le Menu, allez dans la section Dépenses d'équipe
- Appuyez sur Notes de frais, puis cliquez sur le + en haut à droite
- Sélectionnez le type de dépense à rembourser
- Téléchargez le justificatif de la dépense en prenant une photo, en la choisissant depuis votre photothèque, ou en la sélectionnant depuis vos fichiers
- Renseignez le montant de la dépense, ajoutez une description, et saisissez votre IBAN si vous ne l'avez pas encore enregistré dans votre profil
Comment puis-je voir le statut de ma demande ?
Vous pouvez suivre le statut de votre demande à tout moment dans la section Demandes.
- Si elle est approuvée : vous recevrez un virement instantané sur l'IBAN indiqué dans votre demande
- Si elle est refusée : vous recevrez un e-mail et une notification dans l'application avec la raison fournie par l'Approbateur ; vous pouvez également consulter cette raison en cliquant directement sur la demande
- Si des modifications sont demandées : vous recevrez une notification vous demandant de mettre à jour votre note de frais ; celle-ci repasse au statut Brouillon, où vous pouvez apporter directement les modifications demandées