Automatisez la collecte de vos factures fournisseurs, payez vos fournisseurs en quelques clics et réconciliez vos documents avec les transactions — le tout depuis un espace centralisé. Une fois qu'une facture est associée à une transaction ou que son paiement a été initié, Qonto la retire automatiquement de votre liste d'attente, ne laissant que les documents nécessitant votre attention.
Cette fonctionnalité est disponible sur toutes les formules, via les applications web 💻 et mobile 📱, pour les Titulaires, Admins, Gestionnaires (avec permission d'accès à la section et périmètre "Toute l'entreprise") et les Comptables (accès en lecture seule).
⚠️ Les Employés n'ont pas accès à cette section. La section Factures fournisseurs est distincte de la section Factures clients : elle ne peut pas être utilisée pour traiter les factures que vous émettez à vos propres clients.
Comment accéder à cette section ?
Depuis l'application web 💻 : allez dans Factures > Factures fournisseurs dans le menu de navigation.
Depuis l'application mobile 📱 : appuyez sur Plus en bas à droite, puis sélectionnez Factures > Factures fournisseurs.
En haut de votre écran, un tableau de bord vous donne une vue en temps réel de :
- Les factures dans votre boîte de réception (en attente de traitement)
- Les factures pour lesquelles un paiement est programmé
- Les factures réglées au cours des 30 derniers jours
Vous pouvez également configurer des workflows d'approbation multi-niveaux pour garder le contrôle sur les montants importants. Ces workflows sont disponibles via les modules Gestion des factures fournisseurs et Gestion des factures clients. (En savoir plus)
Comment collecter mes factures ?
Depuis votre ordinateur : utilisez le bouton Ajouter une facture ou faites un glisser-déposer directement dans la section.
Via Google Drive ou Dropbox
Via l'intégration Gmail
Par adresse e-mail de transfert — deux adresses disponibles selon le cas d'usage :
- pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com → pour les factures à payer : apparaît dans l'onglet À payer.
- receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com → pour les reçus à associer : Qonto tente automatiquement de les associer.
- Si réussi → Tâches > Revue des documents > Résolu. Si échoué → Tâches > Revue des documents > À traiter.
⚠️ Retrouvez vos deux adresses e-mail personnalisées directement depuis la section Factures fournisseurs dans les paramètres de transfert.
En synchronisant les pièces jointes depuis vos transactions.
Section "Revue des documents" : depuis septembre 2025, tous les documents importés par e-mail sont automatiquement classés en quatre types : Facture, Reçu, Avoir et Autre.
Vous pouvez filtrer par type pour traiter vos documents plus rapidement. Accessible :
- Sur le forfait Basic : directement dans le menu de navigation de gauche
- Sur les forfaits Smart et supérieurs : via Tâches > Revue des documents
Les factures et reçus ajoutés manuellement à vos transactions depuis Compte professionnel > Transactions n'apparaissent pas dans votre espace Factures fournisseurs.
Comment payer et associer mes factures ?
Depuis l'onglet À payer, cliquez sur une facture pour afficher les informations extraites automatiquement. Vérifiez que les détails (fournisseur, IBAN, montant) sont corrects avant de continuer. Deux options sont alors disponibles :
Marquer comme payée : si la facture a déjà été réglée, sélectionnez la transaction correspondante parmi les suggestions automatiques de Qonto, recherchez-la manuellement via la barre de recherche, ou cliquez sur Continuer sans transaction si le paiement a été effectué en dehors de Qonto.
💡 Depuis la section Transactions, vous pouvez également rechercher des factures via l'option Rechercher sur Qonto.
Effectuer un virement : Qonto vous redirige vers le processus de virement (SEPA, international, instantané ou programmé). Jusqu'à l'exécution du virement, la facture reste dans l'onglet Paiement programmé.
Paiements groupés : sélectionnez plusieurs factures impayées en cochant les cases correspondantes, cliquez sur Payer, vérifiez le récapitulatif consolidé et confirmez tous les paiements en une seule action. Qonto associe automatiquement chaque facture à la transaction correspondante.
⚠️ Vous ne pouvez pas effectuer de virements groupés en dehors de la section Factures fournisseurs, payer par carte, ni configurer de prélèvements SEPA.
Pour annuler une association existante, retrouvez la facture dans l'onglet Terminé, ouvrez-la et cliquez sur X pour supprimer la transaction liée.
Pour les avoirs fournisseurs, Qonto associe automatiquement l'avoir à la transaction correspondante et le déplace vers l'onglet Terminé. En l'absence d'association automatique, cliquez sur "..." à côté de la ligne et sélectionnez Associer une transaction.
Comment gérer et organiser mes factures ?
Recherche et filtres : filtrez vos factures par fournisseur, date d'échéance (dépassée ou à venir), doublons, documents non reconnus comme factures ou détails manquants. Utilisez la barre de recherche pour chercher par nom de fournisseur ou numéro de facture. Cliquez sur les en-têtes de colonnes (Fournisseur, Statut, Date d'échéance) pour trier.
Éviter les doublons : lors de l'import, Qonto signale automatiquement les doublons potentiels. Cliquez sur Vérifier vos factures dans la notification pour comparer les documents et décider de les conserver ou les supprimer.
Supprimer une facture : cliquez sur l'icône 🗑 en haut à droite de la facture pour la supprimer depuis n'importe quel onglet. ⚠️ La suppression est impossible si un paiement est programmé ou si une auto-facture a déjà été générée. Annulez d'abord le paiement programmé.
Gérer vos fournisseurs : depuis Factures fournisseurs > Liste des fournisseurs, retrouvez, modifiez ou archivez vos fournisseurs. Cliquez sur un fournisseur pour ouvrir son profil et accéder aux options Modifier ou Archiver.
Que faire en cas de problème ?
Je souhaite ajouter un avis de paiement comme facture fournisseur.
Les avis de paiement ne sont pas reconnus comme des factures par notre système. Effectuez d'abord le virement correspondant, puis ajoutez manuellement l'avis de paiement comme pièce justificative sur la transaction depuis Compte professionnel > Transactions.
Ma facture est libellée dans une devise non prise en charge par Qonto.
Le paiement direct depuis la section Factures fournisseurs n'est pas possible. Demandez à votre fournisseur une version dans une devise acceptée et procédez via un virement international. Retrouvez la liste des devises acceptées dans cet article.