Lorsque vous créez une facture sur Qonto, vous pouvez facilement l'enregistrer comme brouillon pour une utilisation ultérieure. Les brouillons peuvent être partagés avec les clients sous forme de facture pro forma afin qu'ils aient tous les détails avant que la version finale ne soit émise.
L'outil de facturation est disponible pour tous les forfaits et est accessible pour les rôles Titulaire et Administrateur.
Comment créer et enregistrer un brouillon
💻 Depuis un ordinateur, connectez-vous à votre compte Qonto et accédez à l'onglet Factures.
Cliquez sur Créer une facture et commencez à remplir les informations. Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer comme brouillon. Pour effectuer cette action, vous devez :
- Sélectionner un client existant ou en ajouter un nouveau
- Saisir un numéro de facture (seulement si la numérotation manuelle est activée)
- Saisir une date d'émission et une date d'échéance
- Ajouter le titre et le montant de la facture
📱 Depuis l'application mobile Qonto, connectez-vous et sélectionnez Plus (en bas à droite de l'écran), puis Facturation. Ensuite, sélectionnez le signe plus en haut à droite, et choisissez un client existant ou ajoutez-en un nouveau. Vous devez seulement remplir les détails (y compris les mêmes champs obligatoires que sur l'application web) et sélectionner Enregistrer comme brouillon.
Comment gérer vos brouillons
Vos brouillons enregistrés peuvent être trouvés dans la section Brouillons de l'onglet Factures. Si vous souhaitez continuer à travailler sur l'un d'eux, sélectionnez-le, puis cliquez sur Modifier le brouillon. Vous pouvez également le supprimer définitivement en sélectionnant Supprimer le brouillon.
Une fois votre brouillon prêt, vous pouvez le convertir en facture !
Sélectionnez-le dans la liste et assurez-vous que tous les champs obligatoires sont correctement remplis. En bas de l'écran, sélectionnez Créer une facture (ou via l'application mobile : Finaliser le brouillon > Créer la facture) et confirmez que votre facture est prête à être émise.
Vous pouvez ensuite l'envoyer à votre client par e-mail ou en partageant le lien avec lui.
☝️ Bon à savoir :
- Si la numérotation automatique des factures est configurée, votre brouillon prend automatiquement le prochain numéro disponible dès qu'il est converti en facture. N'oubliez pas de supprimer ou d'archiver votre brouillon si vous n'avez pas l'intention de le convertir en facture pour assurer la continuité de la numérotation comptable !
- Avec la numérotation manuelle, vous devez confirmer que votre brouillon a un numéro valide et séquentiel avant de le convertir. Cliquez ici pour activer la numérotation automatique des factures.
Comment partager un brouillon
Vous pouvez également envoyer un brouillon de facture à votre client. Cette version provisoire, également connue sous le nom de facture pro forma, peut être utile si vous voulez partager une proposition ou confirmer des détails spécifiques avant d'émettre la facture finale. Elle n'est pas obligatoire, ne nécessite aucune action de la part de votre client, et n'a aucun impact comptable.
💻 Pour ce faire, cliquez sur Envoyer le brouillon en bas de l'écran de l'ordinateur, puis saisissez l'adresse e-mail de votre client, personnalisez votre message, et cliquez sur Envoyer l'e-mail. Si vous préférez le partager via un autre canal, cliquez sur le bouton Copier le lien du document et copiez le lien dans votre presse-papiers.
📲 Depuis l'application mobile, sélectionnez les trois petits points (en haut à droite), puis Envoyer le brouillon. Ensuite, choisissez le canal par lequel vous voulez l'envoyer et personnalisez votre message.